Gestionnaire Administrative

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

La ville de Grenoble a pour objectif de conduire des politiques d’urbanisme favorable à la santé, d’aménagement urbain et de pilotage de projet complexe, de développement d’une ville résiliente en faisant une large part au végétal, à la mise en valeur du patrimoine communal, tout en prenant en compte les besoins des habitants.

La Direction Urbanisme et Aménagement (DUA) est organisée en 3 services et 2 Unités : le service urbanisme réglementaire (SCUR), le service étude urbaine et patrimoniale (SEUP), le service Administration et Foncier (SAF), les Unités Système d’Information Géographique et informatique, Pilotage de projet.

La gestionnaire administrative recueille, traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la DUA.
Elle assure le secrétariat du chef de service et assiste un ou plusieurs agents dans l'organisation du travail de la DUA.

**Gestion comptable et budgétaire**
- Commande de fournitures diverses, Suivi de la consommation et commande anticipée des consommables.
- Prépare des documents budgétaires et l’ensemble des documents d’information liés aux décisions budgétaires : budgets primitifs et supplémentaires, DM, bilans etc. ;
- Coordonne et centralise les productions des différents services et unités composant la direction lors des étapes budgétaires ;
- Suivi de l’exécution comptable et budgétaire et procède à l’exécution comptable en étant garant de sa bonne réalisation
- Traite et suit les dossiers de demandes de financement jusqu’à l’encaissement des recettes (dossiers de demande de versements de fonds auprès des partenaires financiers, l’envoi de bilans,)

**Gestion administrative**
- Traitement des dossiers et saisie de documents
- Gestion de l'information, classement, archivage de documents
- Gestion boite mail, des agendas, chronogramme du courrier du foncier et de la DUA
- Planification et suivi administratif
- Accueil physique, téléphonique du public ou professionnels
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Collaboration avec les autres assistantes administratives
- Assure des missions de secrétariat selon tableau répartition des missions
- Organisation logistique des réunions et des missions, (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Gestion des déplacements des cadres de la DUA

**Autres missions**
- Polyvalence au sein de la DUA -remplacements ponctuels des assistantes de la direction,
- Gestion administrative des autorisations d’urbanisme
- Notification des autorisations des droits des sols (dont création de numéro d’arrêté ou décision sur web delib et inscription sur DDC avec scan pour rattacher les dossiers) puis transmission service technique, le pétitionnaire et la Préfecture
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Qualités relationnelles, sens de l’écoute, aptitude à la communication pour orienter le public et partenaires experts
- Qualité rédactionnelle, compte-rendu, techniques de secrétariat, (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Maîtrise des outils bureautiques et informatique
- Sens du travail en équipe, partage d’informations, polyvalence de tâches, transversalité
- Appétence pour la réglementation budgétaire et financière

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle:

- Temps de travail hebdomadaire:

- 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
- 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
- Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
- Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
- Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
- Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
- Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de