Secrétaire/assistant de Direction

La Métropole Nice Côte d’Azur, première métropole de France, regroupe 51 communes et 550 000 habitants pour constituer un seul et même bassin de vie entre la méditerranée et les sommets du Mercantour. Enrichie par la diversité de son patrimoine, la Métropole Nice Côte d’Azur est un territoire dynamique et attractif. La Métropole Nice Côte d’Azur est désormais l’un des principaux acteurs de l’action publique sur le territoire en partenariat étroit avec chacune de ses communes-membres. Elle est dotée d’un budget annuel de l’ordre de 1.8 milliard d’euros et emploie près de 4 500 agents **Contexte du recrutement et définition de poste**: **La Direction déléguée aux Affaires Juridiques et Institutionnelles (DDAJI) est composée de la Direction des Affaires juridiques, de la Direction des Assemblées et** de la mission déléguée à la protection des données. Elle a pour principales missions de sécuriser les actes de la Ville de Nice et de la Métropole, de gérer les contentieux, les assurances et la documentation, de préparer les 3 instances municipales et métropolitaines, de piloter le processus de mutualisation, produire les arrêtés de délégation de signature, de centraliser l'élaboration du recueil des tarifs ainsi que de mettre en œuvre une politique de mise aux normes et de contrôle de la protection des données à caractère personnel.** **Vous serez en charge de la gestion de l'agenda et des appels du Directeur délégué, de l'organisation des réunions, de l'appui logistique et administratif, ainsi que du soutien aux activités des autres services et directions de la Direction Déléguée.** **Vos missions principale**s seront**: - Le support administratif et organisationnel du directeur délégué: - vous serez en charge de la gestion du planning (prise de rendez-vous, positionnement des réunions, modifications), - vous organiserez des réunions (réservation des salles, génération des liens visioconférence, envoi des invitations, gestion des retours, relances, etc...), - vous accueillerez, filtrerez et orienterez les appels téléphoniques et prendrez des messages, - vous aurez la gestion quotidienne du courrier entrant et sortant, - vous accueillerez des personnes ayant ou désirant un rendez-vous, - vous traiterez et mettrez en forme des documents, des rapports et des courriers, - vous enregistrerez, trierez, diffuserez, suivrez, imprimerez, classerez et archiverez des documents (courriers, notes, etc...), - vous aurez la gestion des fournitures et du matériel de bureau de votre supérieur (tampons, cartes de visite, dépannage des matériels de bureau en lien avec la DSI, etc...), - vous effectuerez des recherches documentaires, - vous préparerez et contrôlerez les parapheurs (pointage ou impression des pièces, réalisation des fiches de suivi, circuit signature, diffusion, etc...), - vous coordonnerez la mise à jours du tableau de suivi des contentieux (sharepoint) avec le service conseil/contentieux et l'équipe comptable. - Le soutien administratif des services de la DDAJI: - vous enregistrerez et gérerez le courrier de la DDAJI sur le logiciel dédié (édition ou transmission par mail des courriers en information, rattachement sur E-courrier du courrier de réponse et/ou archivage), - vous enverrez le courrier par voie postale, le classerez informatiquement et le mettrez à jour sur le logiciel dédié, - vous rechercherez et relancerez dans le cadre de l'exécution des jugements (coordonnées, références bancaires, relances par mails des auteurs, préparation des courriers, etc...) pour permettre l'édition des titres ou des mandats, - vous suivrez le visa transversal des affaires juridiques pour les instances municipales sur Oxyad (transmission par courriel des délibérations de la Ville de Nice aux consultants selon le domaine de compétence tableaux d'avancement, alertes sur les délais, retranscription des observations des juristes, suivi des modifications demandées aux services externes, visa au directeur, etc...), - vous cogérerez la boîte mail générique "Affaires Juridiques" (tri, classement, diffusion, etc...), - vous imprimerez, numériserez et mettrez en parapheur des documents émis par les services de la DDAJI (décision municipales ou métropolitaine, dons manuels, mémoires, arrêtés de délégation de signature, etc...), - vous contrôlerez la plateforme "Télérecours", diffuserez des actes au directeur délégué et au directeur des affaires juridiques et transmettrez les télérecours relatifs aux contentieux Ville de Nice et Métropole par courriel au bureau du courrier pour enregistrement, - vous instruirez, corrigerez, légaliserez et afficherez des arrêtés de délégation de signature à la demande de la cellule. - La correspondance RH (en lien avec le référent RH de la DDAJI): - vous vérifierez et suivrez la correction des anomalies de pointage des agents de la DDAJI, - vous recenserez les demandes des agents de la direction du service (formation, carrière, congés, etc...), - vous traiterez administrativement les heures supp