Program Assistant

External Job Description - ERM (Environmental Resources Management) est leader mondial dans le conseil en environnement, hygiène et sécurité. Implanté sur tous les continents, à travers 40 pays et 140 bureaux, ERM apporte des solutions sur mesure à n’importe quelle situation environnementale, qu’elle résulte d’un défi actuel ou futur.Nous sommes spécialistes des missions de conseil dans les secteurs industriels depuis la réalisation d'audits HSE, la mise en place de systèmes de management environnemental et jusqu'à la réalisation d'études de sols et des eaux souterraines.- ERM France, qui possède aujourd’hui 180 collaborateurs, répartis entre Paris, Lyon et Aix en Provence, est en forte croissance.- Nous recrutons pour notre équipe SSO (Safety, Hygiene, Sécurité et environnement) un (e) assistant (e) commercial- Vos missions: - Faire un suivi de manière hebdomadaire sur le pipeline des ventes, collaborer avec le propriétaire des opportunités pour mettre à jour le statut et identifier les actions clés pour la gestion du pipeline. Également de manière hebdomadaire, surveiller les indicateurs de performance clés (KPI) du projet ou du programme, notamment en ce qui concerne la planification, le reporting, la facturation ; et proposer ou prendre les mesures appropriées.- L'Assistant(e) Commercial, de Projet et de Ventes jouera un rôle crucial à toutes les phases du cycle de vie d'un projet: - Pendant la phase "Opportunité - Proposition - Contrat": - Soutenir activement le Responsable de Proposition dans la préparation de la proposition.- Pendant la phase de démarrage du projet: - Veiller à ce que les documents contractuels soient enregistrés et organisés, préparer les documents modèles requis à des fins de reporting.- Faciliter l'organisation des réunions pour le Chef de Projet (CP) Préparer des briefings d'équipe en collaboration avec le CP- Pendant la mise en œuvre du projet, l'Assistant(e) de Programme: - Soutiendra le CP dans la planification du projet et assurera le suivi quotidien conformément au calendrier préétabli.- Gérer la première ligne de la gestion financière: - Assurer le contrôle hebdomadaire du projet sur notre système de données et informer le CP en cas de problèmes financiers ;- Soutenir le CP afin de maintenir la facturation à jour ; préparer les rapports de main-d'œuvre et de dépenses requis par le projet/le client ; fournir un suivi des coûts actualisé.- Suivre l'approbation et les paiements des clients et respecter le calendrier de recouvrement en agissant en tant que première ligne de soutien pour notre comptable ;- Soutenir le CP dans la gestion des sous-traitants (par exemple, préparation du bon de commande, collecte des factures des sous-traitants).- Assurer le premier lien avec le service financier pour vérifier que les factures des sous-traitants sont conformes aux bons de commande soumis.- Soutenir le CP pour s'assurer que le processus de révision est effectué correctement et en temps voulu (conformément au calendrier) ;- Responsable de la documentation du projet qui doit être conforme aux exigences du client telles qu'elles ont été convenues au début du projet. Maintenir la documentation du projet dans le répertoire du projet et préparer le répertoire du projet pour l'archivage- envoyer les brouillons et les versions finales au client une fois finalisés. - Assurer l'interface avec les clients dans des cas spécifiques (gestion des documents/rapports financiers) en collaboration avec le CP.- Pendant la clôture du projet, l'Assistant(e) de Programme: - Soutiendra le CP pour la clôture des dépenses et s'assurera que les factures sont enregistrées. Assistera lors du debriefing de l'équipe projet et veillera à ce que tous les livrables finaux du projet soient enregistrés dans le dossier du projet et, si possible, archiver le dossier.- Votre profil: - Idéalement BAC + 2 ; Formation commerciale ou autre. Tous les profils seront étudiés.- Excellent relationnel, sens du contact client - Dynamisme - Autonomie - Polyvalence - Capacité d’adaptation - Excellente capacité rédactionnelle - Excellente expression à l’oral - Rigueur et organisation - Maîtrise outil informatique (suite Office) et aisance avec les différents outils - Maitrise de l’anglais - En plus de cela, nous vous offrons également: - Tickets restaurant (9 euros de valeur faciale avec prise en charge à 60% par ERM), - Remboursement du pass navigo à hauteur de 50%, - Indemnité kilométrique vélo, - Mutuelle et prévoyance, - Mode travail hybride avec du télétravail 2 à 3 jours par semaine avec le paiement d’une indemnité, - Prime vacances, - 13 RTT en plus des 25 jours de congés légaux, - Participation (en fonction des bénéfices de la société, donc on ne peut indiquer de montant). - Profitez également des avantages du CSE et des événements organisés tout au long de l'année, tels que 1 à 2 soirées par an (ave