Assistant Administratif de Direction

**L'entreprise**
Créée il y a plus de 60 ans, l’IPSA est une école d’ingénieurs en aéronautique et spatial qui ouvre aux métiers de la mobilité durable.

Basée à Paris et Toulouse, l’IPSA propose à ses 2500 étudiants des formations solides et innovantes : Diplôme d’ingénieur en 5 ans et cursus Bachelor en 3 ans.

Société à mission, l’école s’engage à former des ingénieurs, audacieux, créatifs et innovants, qui ont une responsabilité humaine, éthique et sociétale.
**Description du poste** Opportunité : Rejoignez Notre Équipe en tant qu'Assistant(e) de Direction **

**Le Poste**:
En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) de Direction, vous incarnez le pilier essentiel de la gestion administrative de notre direction.

Votre mission est de faciliter le travail de votre supérieure hiérarchique tout en jouant un rôle d'interface dynamique auprès d'une variété d'interlocuteurs.

**Vos Missions**:
**Organisation de l’agenda de la Direction et Accueil**:

- Prenez en main la gestion de l'agenda et de l'emploi du temps quotidien de la Direction.
- Devenez le gardien des appels téléphoniques, triant et gérant avec brio les communications entrantes.
- Incarnez l'accueil physique chaleureux pour tous les rendez-vous.

**Logistique d'Événements Professionnels**:

- Préparez et orchestrez avec précision la logistique de divers événements professionnels, qu'il s'agisse de réunions stratégiques, de déplacements, d'interventions orales, de séminaires, de salons professionnels ou de conférences téléphoniques.
- Soyez aux commandes de la préparation et du suivi des dossiers, garantissant leur réussite.

**Gestion, Suivi et Archivage**:

- Soyez le gardien du courrier, triant, classant et distribuant les informations pertinentes.
- Éclairez les réunions stratégiques avec des comptes rendus réfléchis et concis.
- Organisez avec méthode le tri et l'archivage des documents cruciaux.
- Préparez efficacement les réunions internes et externes ainsi que les audits.
- Rassemblez et mettez en forme des éléments de suivi tels que tableaux de bord, indicateurs et reporting.
- Prenez en charge la gestion des notes de frais avec précision.
- Pilotez les commandes de matériel, de fournitures et de consommables, et assurez-vous de la conformité des livraisons.
- Assurez la diffusion d'informations essentielles en interne.
- Traitez les factures de la Direction via le logiciel Basware et assurez le lien avec le service comptabilité.
- Mettez à jour nos bases de données avec rigueur.

**Pourquoi Rejoindre Notre Équipe**:

- Une opportunité passionnante d'apporter une contribution cruciale à notre direction.
- Des missions variées et stimulantes dans un environnement de travail dynamique.
- Une équipe dévouée prête à vous accompagner dans votre réussite.
- L'occasion de laisser votre empreinte dans notre organisation.
- Un environnement favorisant le développement professionnel.

**Si vous êtes prêt(e) à relever ce défi stimulant en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), nous avons hâte de discuter avec vous et de voir comment vous pourriez contribuer à notre équipe exceptionnelle.**
**Profil recherché** Le Profil**:
**Formation**: Bac+3

**Compétences Métiers**:

- **Maitrise des Outils Bureautiques**: Vous êtes un as de Word, Excel et Powerpoint, des outils essentiels pour transformer des idées en actions concrètes.
- **Gestion Administrative**: Vous possédez une solide compréhension des rouages de la gestion administrative, ce qui vous permettra d'assumer vos responsabilités avec aisance.
- **Maitrise du Français**: Votre maitrise du français est impeccable, garantissant que vos communications écrites et verbales sont toujours claires et professionnelles.

**Compétences Comportementales**:

- **Bon Relationnel et Capacité de Communication**: Votre capacité à tisser des liens et à communiquer efficacement avec différentes personnes est une de vos forces majeures.
- **Disponibilité**: Vous êtes flexible et disponible pour répondre aux besoins de l'équipe, démontrant ainsi votre engagement envers le succès de notre organisation.
- **Sens de l'Organisation**: Vous êtes un maître de l'organisation, capable de jongler avec plusieurs tâches et de maintenir un environnement de travail structuré.
- **Rigueur et Discrétion**: Vous faites preuve d'une grande rigueur dans votre travail tout en respectant la confidentialité des informations sensibles.

**Ce Que Nous Offrons**:

- **Un Contrat à Durée Indéterminée (CDI)**: Vous aurez la stabilité professionnelle que vous méritez.
- **Avantages Attrayants**: Vous bénéficierez de la participation financière, de titres-restaurants (60% pris en charge), et d'une mutuelle (60% pris en charge) pour veiller à votre bien-être.
- **Localisation**: Ivry-sur-Seine.

**Prêt(e) à Relever le Défi ?**

Si vous êtes prêt(e) à mettre en avant vos compétences métiers et comporte