Assistant de Direction Et Vie Institutionnelle de La Fondation Amidex

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: Acteur stratégique **d’Aix-Marseille Université**, la Fondation constitue un levier majeur de financements et d’accompagnement de projets scientifiques et académiques de grande ampleur, avec une ambition forte : contribuer à l’excellence et au rayonnement de la recherche et de la formation à l’échelle nationale et internationale. Dans un environnement en constante évolution, la Fondation doit: - Articuler ses actions avec la stratégie globale d’Aix-Marseille Université et ses services ; - Collaborer étroitement avec les unités de recherche, les composantes (UFR, écoles, instituts) et de nombreux partenaires (organismes de recherche, collectivités, acteurs économiques) ; - Garantir la transparence, la qualité de gestion et l’évaluation de l’impact de ses dispositifs, notamment dans le cadre du programme **France 2030**. Rejoindre la Fondation Amidex, c’est participer à une mission à haute valeur ajoutée, au service de projets structurants pour le territoire et au cœur des grands enjeux scientifiques, économiques et sociétaux. **Vos missions** Rattaché(e) aux co-directeurs et au Vice-Président délégué à la Fondation, vous jouerez un rôle clé dans le soutien et l’organisation administrative de la Fondation Amidex et de son équipe de direction. Vous contribuerez à la bonne gestion des moyens internes de la gouvernance de la Fondation. **Vous serez en charge de**: - Préparer les calendriers et rétroplannings relatifs aux instances de la Fondation et assurer la réalisation de toutes les missions y afférent, en veillant au respect des procédures administratives (invitations calendaires, recensement des membres conviés, gestion des parapheurs, constitution des dossiers documentaires, consultation de la Présidence pour validation des supports, comptes-rendus de séance) ; - Piloter, aux côtés de la chargée de communication et de l’équipe de direction, l’organisation: - Des Boards Stratégiques de la Fondation et le déplacement des experts ; - Des événements et conférences visant à promouvoir l’activité de la Fondation - Constituer les dossiers pour, et organiser, les réunions de la Direction (Présidence, Gouvernance, Direction Générale des Services, directions et servi ces centraux, unités de recherche et composantes du Site) ; - Veiller à la circulation de l’information avec les parties prenantes de la Fondation ; - Garantir la représentation de la Fondation par la Direction dans tout événement ou instance nécessitant sa visibilité ; - Articuler l’activité de l’assistanat de direction avec les membres de la Fondation et les accompagner dans leur démarche administrative ; - Contribuer à la démarche qualité de la Fondation, en assurant la conformité des dossiers d’ordre administratif et en co-définissant une méthodologie d’archivage numérique et matériel des éléments de preuve ; - Assurer les missions de gestion financière relatives aux événements de la Fondation et aux déplacements de l’équipe de Direction et de la Vice-Présidence. **Profil**: **Profil recherché**: - BTS, DUT minium (assistant manager, gestion des administrations, gestion administrative et comptable) - Bonne connaissance de l’environnement de la recherche et/ou de l’enseignement supérieur. - Des notions de comptabilité publique et de gestion financière seront appréciées **Savoir-faire** - Capacité à travailler en mode collaboratif et en transversalité. - Autonomie, rigueur et sens de l’organisation. - Excellentes qualités rédactionnelles et de communication. - Capacité d’analyse et de synthèse. - Discrétion et confidentialité. **Savoir-être** - Esprit d’équipe, diplomatie et adaptabilité. - Pédagogie et sens du service. - Force de proposition et goût pour l’amélioration continue. **Pourquoi nous rejoindre ?** - Évoluer dans un environnement stimulant, au croisement de la recherche, de l’innovation et des partenariats publics-privés. - Rejoindre une équipe dynamique engagée dans la qualité, la transparence et l’impact sociétal. Poste à pourvoir **dès que possible**- CDD 1 an - non-renouvelable (contrat de remplacement) - temps complet - du lundi au vendredi Localisation du poste : Fondation Amidex - 63 la Canebière, 13001 Marseille -Déplacements ponctuels sur le site du