1 Secretaire (H/F)

**La structure**:
Le Foyer de Vie « Les Hauts de La Bessonnière » accueille 57 adultes en situation de handicap, présentant une déficience intellectuelle (42 places en internat et 15 places en accueil de jour). Il fait partie du pôle d’établissements Mont-Riant/La Bessonnière, regroupant un IME/SESSAD, un ESAT, un FH, un SAVS et des dispositifs d’habitats. Il fonctionne en continu sur l’année et a pour mission de:

- Développer l’autonomie sociale, l’ouverture sur l’extérieur et les partenariats locaux ;
- Être un lieu de vie favorisant le bien-être, la solidarité, le respect et la joie de vivre ;
- Développer et valoriser les compétences et savoir-faire des résidents et personnes accueillies.

**Les missions**:
Dans le cadre de vos fonctions de secrétaire, vos missions seront notamment les suivantes:
**SECRETARIAT**:

- Assurer l’ensemble des tâches courantes de secrétariat : accueil physique et téléphonique de l’établissement, traitement et enregistrement du courrier entrant/sortant, rédaction des courriers, des notes de synthèse et différents documents suite à des prises de notes.
- Assurer une mission d’information régulière et de lien entre les professionnels et les usagers, dans un souci constant d’amélioration et d’optimisation du fonctionnement mais aussi avec les familles ;
- Recueillir et diffuser des informations auprès de l’équipe ;
- Créer et assurer le suivi de tableaux de bord et la tenue des documents relatifs à l’activité dans le cadre des procédures définies par la direction ;
- Assurer la gestion, la sauvegarde, le classement et l’archivage des dossiers et de leur contenu ;
- Mettre en page et diffuser des outils de communications externes.

**ADMINISTRATION DU PERSONNEL**:

- Saisir et assurer le suivi des absences du personnel (maladie, congés, etc ) et la gestion RH sous la responsabilité de la direction et en lien étroit avec la secrétaire de direction du pôle (tenue liste du personnel, suivi des relevés hebdomadaires ) ;
- S’occuper du montage des dossiers d’embauche et de l’élaboration des CDD, préparer et envoyer les éléments variables de paie.

**ADMINISTRATION DES RESIDENTS**:

- Assurer, en lien avec le chef de service et l’assistant de service social, la constitution et le suivi des dossiers des résidents, si nécessaire en lien avec les familles et les partenaires ainsi que les tâches administratives liées aux projets personnalisés des personnes accueillies ;
- Collecter le suivi des présences afin de réaliser les refacturations au conseil départemental, mais aussi le suivi des APL ;
- Assurer la préparation pour la comptabilité et préparer le circuit des factures à payer (de la réception, vérification au suivi du paiement).

Des interventions ponctuelles seront possibles sur d’autres établissements du pôle ou de l’association.
- **Diplôme de niveau 4 minimum type baccalauréat professionnel secrétariat ou équivalent - BTS SAM apprécié ;**:

- **Expérience souhaitée dans le médicosocial et intérêt pour la population accueillie ;**:

- **Organisation, polyvalence, méthode, rigueur, bon relationnel, discrétion et capacité de travail en équipe ;**:

- **Capacité de travail, goût du travail en équipe et en réseau, sens de la discrétion ;**:

- **Maîtrise des outils informatiques et capacité à rédiger ;**:

- **Permis de conduire obligatoire.**

✔ En fonction du poste, vous cumulerez 9 à 18 congés trimestriels (en plus des congés annuels habituels)

✔ Mutuelle avantageuse prise en charge à 50%

✔ Quel que soit votre poste, vous travaillerez dans une équipe bienveillante, à l’écoute, qui fait preuve d’entraide et de transparence

✔ La plupart de nos établissements sont situés dans des espaces arborés, leur architecture est pensée pour favoriser le bien-être des usagers et des collaborateurs