Assistant - Assistante de Direction

La Direction du Numérique et des Systèmes d’Information a en charge le maintien en condition opérationnelle et le développement du système d'information, et compte environ: - 75 agent-es (et >90 prestataires), - 8800 postes de travail informatiques répartis sur 420 sites, - 1050 serveurs (environnements physiques/virtuels : Unix, Windows, VMWare, Citrix). Activités principales: - Assister les chef-fes de service dans la gestion des dossiers: - Assurer l’accueil téléphonique et physique le cas échéant des interlocuteurs des services - Préparer et suivre administrativement tous types de dossiers (administratifs, techniques, juridiques ). - Assurer la communication des informations au sein des services : prioriser les informations et les transmettre aux agent-es des services. - Rédiger et/ou mettre en forme les courriers, notes, et divers documents élaborés par les chef-fes de service. - Suivre les réunions et préparer les comptes rendus. - Enregistrer les courriers et notes de la direction dans le logiciel ELISE et en assurer le suivi. - Enregistrer et suivre les délibérations dans le logiciel Air’s délib de la direction et des services : suivi du calendrier des séances, vérifications des validations par les chef-fes de service, modifications le cas échéant, constitution des dossiers pour la direction. - Assurer la fonction de Responsable Informatique auprès des Utilisateurs (RIU) pour les agent-es des services IUSI et SIM. - Concevoir, élaborer et suivre des tableaux de bord d’activité des services (courrier, délibérations ). - Rechercher et diffuser les articles juridiques ou de presse nécessaires aux collaborateur-trices. - Créer un plan de classement afin d’optimiser la réalisation du classement des documents et du courrier. - Assurer le classement et l’archivage. - Assister les cadres et agent-es des services en terme d’organisation professionnelle: - Tenir l’agenda des chef-fes de service à jour et organiser les réunions en priorisant les rendez-vous en fonction des échéances et des priorités (réservation de salle et matériels, invitations, préparation des documents nécessaires). - Assurer le circuit de validation des ordres de mission des agent-es des services et la transmission aux agent-es. - Gérer les réservations de salles et de matériel pour les réunions: - Réserver les salles de réunion. - Gérer les réservations de vidéoprojecteurs et de matériels d’audioconférence Activités secondaires: - Assurer l’intérim de la secrétaire de la direction, en cas d’absence : mettre à jour les outils de temps de travail, assurer la gestion et les commandes des stocks de matériel bureautique, de consommables informatiques - Assurer la gestion et les commandes des stocks de matériel bureautique, de consommables informatiques. - Participer au groupe de travail des assistant-es de direction (collectivité, délégation ). - Contribuer à l’organisation des évènements organisés par la DNSI. - Mettre en place les badges pour les sous-traitants. - Participer à l’accueil des stagiaires de la direction Sous la responsabilité de la-du chef-fe de service Ressources, vous assurez le secrétariat et l'accueil physique et téléphonique pour les services « infrastructures et usages du SI » et « SI Métiers ». Vous assistez les chef-fes de service en termes d’organisation, de communication et de gestion administrative. - De formation Bac à bac+2 assistanat de direction ou équivalent. - Expérience en assistanat de direction requérant une expertise des techniques de secrétariat et une maîtrise des logiciels de bureautique. - Maîtrise: - de la fonction publique territoriale et des différents interlocuteur-trices de l’Eurométropole. - des techniques de secrétariat. - des outils informatiques (Pack Office) et logiciels métiers. - Qualités rédactionnelles. - Capacité: - à travailler en équipe. - à s’adapter à différent-es interlocuteur-trices, et à les renseigner. - à gérer les situations d'urgence et/ou délicates. - à prendre des initiatives. - à organiser les agendas et prioriser les rendez-vous en fonction des contraintes. - à s’adapter aux méthodes de travail des différents collaborateurs - Autonomie. - Organisation, méthode, rigueur. - Discrétion et confidentialité. - Rémunération statutaire et régime indemnitaire. - Prime de fin d’année. - Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration. - Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance. - Chèques vacances sous conditions. - Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).