Coordinateur de La Relation Citoyenne

Entreprise
Située à 12 km au nord-est de Paris, Livry-Gargan jouit d’un patrimoine à la fois paysager, architectural et historique. Son label « 4 fleurs » récompense son patrimoine naturel et ses espaces verts qui font partie intégrante de son identité.
Avec son cadre de vie préservé, elle compte parmi son patrimoine l’Abbaye de Livry, le Château de la Forêt et le parc Lefèvre, le lac de Sévigné ou encore le cèdre du Liban âgé de près de 270 ans, autant de vestiges de son histoire.
Riche de près de 80 hectares d’espaces verts, Livry-Gargan offre à ses habitants le patrimoine naturel le plus important et le plus varié du département.
Livry-Gargan est membre de l’Établissement public territorial Grand Paris - Grand Est. 1100 agents municipaux travaillent au service de ses 45 908 habitants.
La ville de Livry-Gargan recrute un COORDINATEUR DE LA RELATION CITOYENNE (f/h)
Poste
- Sous l’autorité du Responsable de la Relation aux Citoyens, le (la) coordinateur de la relation citoyenne est chargé(e) du pré-accueil des usagers au sein du centre administratif.
- L’agent est chargé(e) d’assurer l’accueil physique, téléphonique du public.
- Il/elle réceptionne, enregistre et traite les demandes relatives à l’état civil (pièce d’identité et Passeport,).
- L’agent suit et contrôle les dossiers associés.
- L’agent assure des missions de Management et de contrôle de l’activité.

Profil
Dans une phase de développement du service
- Participer à la création et la mise en œuvre du projet de centre administratif et de service

**Management et responsabilité de l’équipe**:

- Encadrer et animer une équipe d’agents
- Organiser et planifier les ressources selon les flux et les pics d’activités du service

**Accueillir les usagers**:

- Assurer l’accueil (physique, téléphonique ou électronique) l’information et l’orientation des usagers des services municipaux
- Répondre aux différents besoins et attentes des usagers des services municipaux (public, partenaires, autres services ) : guider, conseiller, accompagner, délivrer des actes, résoudre les problèmes posés,
- Diffuser l’information et la documentation, renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme interne),

**Être garant de la qualité de l’accueil du public**:

- Tendre vers une amélioration continue dans relation du service rendu (avoir le souci du détail, innover, rechercher l’excellence),
- Garantir un service fiable et le délivrer de manière efficace : analyser les demandes des usagers (les filtrer, les orienter), identifier et gérer le besoin et son degré d’urgence,
- Enregistrer et traiter les informations, suggestions, commentaires et demandes des usagers et transmission pertinente au service ou responsable concerné si nécessaire : être en mesure de qualifier une situation, de hiérarchiser et distribuer les informations,

**Participer à la vie du service**:

- Travail en coopération et en transversalité avec les autres services municipaux afin de garantir une approche de proximité mais aussi un service global, et pouvoir en cas de pics d’activités intervenir également en appui des autres services,
- Transmettre systématiquement les informations pertinentes menant à des solutions d’amélioration et apporter son aide aux autres membres de l’équipe et aux stagiaires accueillis,
- Respecter et appliquer les règles et procédures du service en lien avec le responsable.

**Activité transversale**:

- Assurer des missions ou tâches administratives selon les besoins du service et en fonction de l’activité.
- Accueil, gestion et délivrance des titres d’état civil et administratifs
- Assurer l'accueil et renseigner le public (accueil physique et téléphonique des usagers, analyse et traitement des différentes demandes du public, instruction et délivrance des documents d’identités et informations nécessaires.

**Assurer la gestion administrative des documents d'état civil**:

- Enregistrer, traiter et suivre les demandes de documents divers (cartes nationales d'identité et passeports)
- Contrôler et traiter les dossiers via les logiciels ANTS
- Transmettre des dossiers à la Sous-Préfecture
- Archiver des dossiers

**Avantage**:

- Participation mutuelle et prévoyance
- CNAS