Agent D'accueil, Secrétariat

Les missions sont exercées sous l’autorité du Maire et de la Directrice du Centre Social.

Le Centre Social de Montluel est un service municipal agréé par la Caisse d'Allocations Familiales.

Cette structure d’animation socioculturelle propose des activités à vocation sociale et de loisirs à l’ensemble de la population.

La fonction d’accueil est constituée de fonctions administratives, ainsi que certaines tâches de comptabilité.

L’accueil des publics divers (parents, familles, représentants d’associations ) demeure un aspect important du poste. Une connaissance du fonctionnement des activités du Centre Social sera requise, ainsi que la capacité à distribuer avec justesse l’information aux agents du service.

La fonction accueil - secrétariat sera assurée par un binôme, aux compétences complémentaires, et nécessitera une réelle polyvalence.

**1/ Accueil**
- Assurer l’accueil du standard téléphonique du Centre Social (plusieurs lignes)
- Renseigner et orienter les usagers vers les différents services et les différents responsables avec justesse et pertinence. Faire circuler l’information écrite et orale, auprès des responsables en les hiérarchisant selon leur degré d’urgence.
- Ecouter, accueillir et aiguiller les publics sur les autres services sociaux ou les différentes associations.
- Garantir l’image de la structure au travers de l’accueil des publics.
- Participer aux réunions d’équipe et en rédiger les comptes rendus.
- Mettre en valeur l’espace d’accueil afin de le rendre convivial. Proposer des aménagements selon l’actualité du moment, mettre à jour l’affichage, mettre en évidence l’ensemble des activités proposées à destination du public et se soucier de la maintenance de l’affichage interne : aménagement, décoration
- Gérer l’accès au photocopieur (suivi du fonctionnement, de la maintenance et des fournitures)
- Participer aux actions du Trait d’union et à certains grands évènements de la commune : forum, fête des quartiers

**2/ FONCTIONS ADMINISTRATIVES - secrétariat - LOGISTIQUE**

**La gestion des inscriptions (polyvalence)**
- Préparer l’ensemble des documents nécessaires à l’inscription aux différentes activités, en concertation avec les responsables (notamment pour les accueils de loisirs et l’accompagnement scolaire).
- Inscrire les publics aux différentes activités selon la procédure retenue par les responsables
- Gérer les différents listings d’animation et veiller à leur mise à jour
- Gérer les différents listings d’usagers qui fréquentent les instances de participation du Centre Social (« Comités de Pilotage ou Techniques »). Etablir les convocations, sur indications des responsables.
- Assurer éventuellement la « navette » du courrier et des documents entre la Mairie et le Centre Social, la levée boîte aux lettres (polyvalence)
- Ouvrir, trier, distribuer le courrier avec justesse en rapport avec les fonctions des agents et du degré d’urgence (polyvalence)
- Rédiger le courrier sans fautes d’orthographe et de grammaire, assurer la frappe de tout document, création de modèles vierges, répondre aux courriels (polyvalence)
- Assurer la tenue du « chrono » informatique des « courriers départ » et l’archivage (Informatique et papier) (polyvalence)
- Mettre à jour différents plannings et agendas : tableaux des horaires de travail de l’équipe, planning de travail de la direction, plannings des réservations de salles. Gérer la remise des clefs au personnel. (polyvalence)

**3/ FONCTIONS ET tâches comptables**
- Saisir les données sur le logiciel de gestion des usagers : inscriptions, présences, facturation, règlements
- Pour chaque activité, établir la facturation mensuelle selon la politique tarifaire définie par le Conseil Municipal, avoir le suivi des règlements en lien avec le Trésorerie Générale, établir des reçus pour les encaissements, suivre les impayés
- Gérer les stocks de matériels, estimer puis commander les fournitures de bureau,
- Etablir les documents administratifs,

**4/ PARTICIPATION AU PRE : Programme de réussite éducative**
- Mise en place du suivi personnalisé pour aider les enfants et les juenes ayant des difficultés a réussir
- Participer aux réunions d’équipe pluridisciplinaire
- Lien avec les parents
- Compte rendu des réunion et invitation partenaires
- Lien avec les partenaires et les agents municipaux afin de répondre aux mieux aux attentes
- Confidentialité

**LIEU DE TRAVAIL**

Le temps de travail est principalement assuré dans les locaux de l’actuel Centre Social Municipal.

III- **CONDITIONS DE TRAVAIL**

Temps non complet 24 heures organisé du lundi au vendredi en fonction des nécessités du service (planning fixe)

IV- **COMPETENCES GENERALES REQUISES**

Le poste exige une réelle disponibilité vis-à-vis du public et des compétences relationnelles.

Maîtrise des logiciels word, excel, publisher.

Des connaissances en comptabilité sont souhaitées, ainsi que capacité à évoluer sur des logiciels « intégrés » - AIGA
- Sens du service public
- Bonnes qualités relat