Assistant de Direction

Le Centre Communal d'Action Sociale recrute 1 Assistant de direction (h,f) - Services retraités Centre Communal d’Action Sociale de la Ville de Beauvais Catégorie C ou B - Titulaire ou à défaut contractuel.le Sous l'autorité de la directrice adjointe chargée du programme d’activités seniors et du service retraités, vous serez chargé.e d'organiser le secrétariat, de participer à la communication, de gérer le courrier arrivée et départ du service et d'assurer le suivi des dossiers qui vous ont été confiés. Missions - Apporter une aide permanente au chef.fe de service et assurer le secrétariat: - Participer à la réalisation des temps forts du service : banquets, colis, etc. - Gérer l’agenda du chef de service en fonction des priorités - Participer à l’organisation des réunions ou événements et assurer la logistique - Veiller à la circulation de l’information - Prendre des notes et rédiger les comptes rendus - Saisir le budget et tenir à jour l’état de la consommation des crédits - Renseigner les tableaux de suivi et listings (via le logiciel métier) - Trier, classer et archiver des dossiers ou documents > Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement du service: - Gérer, traiter et diffuser le courrier du service - Hiérarchiser les demandes par ordre d’urgence, si nécessaire - Rédiger les réponses et enregistrer les retours dans le logiciel métier - Gérer des plannings - Réaliser de tableaux de planification et d’aide à la décision - Centraliser les demandes de formation/stage et y apporter des réponses > Participer au programme d’animation à destination du public retraité: - Recenser des besoins et mettre en adéquation l'offre d'animation - Contribuer aux procédures des marchés publics - Elaborer la planification des actions et travailler la rédaction du programme, en lien avec le service communication - Suivre l’impression et l’adressage du programme - Assurer le suivi des marchés et des contrats, en lien avec les fournisseurs et les services - Participer à l’animation avec les partenariats opérationnels > Gérer le bon déroulement des diverses animations: - Organiser les formalités administratives des inscriptions : feuillets d’inscription, affichage, etc. - Assurer l’organisation logistique de réunions ou missions en lien avec l’activité - Accompagner les sorties ou les séjours - Assurer le suivi du remboursement d’assurance ou d’annulation de facturation - Assurer un accueil téléphonique et physique du public - Renseigner les interlocuteurs et inscrire aux activités du service Votre profil - Doté.e d’un diplôme dans le secrétariat ou d’une formation dans le domine administratif, vous avez idéalement une expérience réussie en tant qu'assistante de direction - Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et avez des connaissances financières (marchés publics) - Vous maitrisez les techniques de secrétariat et possédez une très bonne expression à l'écrit et à l'oral - Vous êtes organisé.e et rigoureux.se tant dans la gestion de vos dossiers que de votre temps de travail - A l’aise avec l’outil informatique, vous maîtrisez les outils bureautiques et saurez utiliser les logiciels métiers spécifiques au secteur - Vous savez anticiper, gérer les priorités de manière autonome dans le respect des délais fixés - Votre rigueur, votre capacité d’adaptation et votre sens de l’organisation vous permettront de gérer efficacement les tâches confiées - Vos qualités relationnelles, votre sens du service public et votre sens du dialogue sont reconnues - Votre disponibilité et votre discrétion professionnelle sont indispensables pour ce poste Conditions de travail - Temps complet : 37 heures hebdomadaires réparties du lundi au vendredi ; ouvrant droit à 12 jours de RTT - Télétravail possible selon le règlement en vigueur - Disponibilité requise pour s’adapter aux pics d'activité, en fonction des obligations du service - Travail possible les week-ends - Poste basé en centre-ville de Beauvais (rue Desgroux) - Groupe RIFSEEP C1 ou B2 ; prime annuelle d’assiduité ; CIA ; participation à la complémentaire santé; titres-restaurants Contact Renseignements complémentaires auprès de madame Virginie Grall Boursier, Directrice adjointe du CCAS, au 03 44 79 40 69.