Assistant de Direction Générale

**Description de l'offre**:
Ville préfecture de la Haute-Savoie, Annecy se distingue par son dynamisme économique, son engagement social et sa vitalité culturelle. La ville d’Annecy s’applique à offrir aux Annéciens et à ses visiteurs un cadre de vie agréable en restant à l’écoute des besoins évolutifs de sa population. Pour ce faire, elle mise sur les compétences et l’expertise de ses 3100 agents au service de 130 000 habitants. Alors vous aussi, épanouissez vos compétences sur ce territoire qui compte parmi les plus attractifs de France : rejoignez la ville d'Annecy

Nous recherchons pour la Direction Générale des services, un Assistant de direction générale H/F.

**Missions**:
Rejoindre Annecy, l'une des villes les plus attractives où il fait bon vivre, entre lac et montagne, le DGA du Département Ressources et la DGA du Département Soutien et Tranquillité recherchent ensemble leur futur **Assistant de direction générale H/F.**

Le Département Ressources est constitué de cinq directions (Affaires juridiques, Commande publique, Usages numériques et Systèmes d'Informations, Finances et Formalités administratives) et du service Vie de l'assemblée / Courrier.

Le Département Soutien et tranquillité est constitué de sept directions (Commerce Logistique Protection civile, Construction et Patrimoine Bâti, Ecomobilités et équipements techniques municipaux, Environnement de travail, Police Municipale, Tranquillité publique et Restauration Municipale).

Vous accompagnerez donc ces deux Directeurs Généraux Adjoints dans la gestion et l'organisation de leurs activités quotidiennes, en tenant compte des agendas de leurs interlocuteurs (élus / administration municipale et partenaires extérieurs).
Vous êtes garant du respect des délais et du suivi des dossiers. Vous contribuez au bon fonctionnement des séances et instances de ces départements, en lien avec le Secrétariat Général.

A ce titre, vos missions sont les suivantes:

- Calendrier: organiser et ajuster en permanence les agendas, planifier les rendez-vous et déplacements des DGA en fonction des priorités et actualités des interlocuteurs. Préparer les dossiers quotidiens des rendez-vous de l'agenda des DGA
- Rencontres: préparer les réunions et les séances : gérer et garantir les délais, rédiger les ordres du jour en concertation, assurer la prise de note, la rédaction et la diffusion des comptes rendus et relevés de décisions. Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions et séances des Départements
- Notes: rédiger la version initiale de travail de documents de synthèse/courriers/supports de présentation sur la base de consignes verbales et/ou d'objectifs généraux. Réaliser des recherches documentaires à la demande des DGA sur des thématiques variées à des fins de rédaction ou de suivi de dossier
- Pilotage: participer à la production et réaliser la mise à jour des outils de pilotage et de suivi de l'activité des Départements et de leurs directions
- Documentation: assurer le traitement et le suivi administratif des dossiers, réaliser la création, la saisie et la mise à jour de documents. Ordonnancer ces dossiers dans le bureau physique et dématérialisé des DGA
- Cohésion: Assurer le lien DGA - Directions des Départements, dans le suivi des dossiers et des procédures en cours. Maintenir les relations entre les DGA et leurs directeurs
- Administration: gérer la centralisation Ressources Humaines des Départements : lien avec les instances de dialogue social / Comité Social Territorial / Formation spécialisée en matière de Santé, de Sécurité et de Conditions de travail ; recensement des agents grévistes ; des jobs d'été ; des avancements de grades et promotions internes ; des campagne des entretiens professionnelsRappeler aux directions des Départements les échéances et les communications en la matière, assurer le retour centralisé aux DGA et aux demandeurs
- Applicatifs métiers: prendre en charge les actions à mener sur la Gestion des temps (INCOVAR); les courriers (ELISE); les délibérations et arrêtés (AIRSDELIB); les visas et signatures électroniques (I-PARAPHEUR); la gestion des recrutements (CAREERBUILDER); les boîtes mail des DGA (OUTLOOK); les documents partagés (SHAREPOINT); les entretiens professionnels (NEEVA); les finances (CIVIL)
- Accueil: se positionner comme 1er accès aux sollicitations des DGA, physiquement ou par téléphone. Filtrer et transmettre les courriels et messages. Renseigner, orienter et conseiller les interlocuteurs. Assurer le 1er relais des DGA auprès de l'administration municipale, des élus et des partenaires extérieurs.

Prise de poste à partir du 1er janvier.

**Spécificités du poste**:
Localisation du poste: HDV de Seynod

Temps de travail hebdomadaire: 35 heures Flexi avec JRTT en compensation des heures effectuées au-delà. Possibilité de travailler sur 5 jours ou 4.5 jours.

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