Office Manager

**À propos de nous**:
Notre client est un fournisseur de solutions innovantes destinées aux entreprises dans le domaine de la gestion. Depuis plus de dix ans, ils fournissent à leurs clientèles internationales, des outils de pointe pour les aider à relever les défis complexes de leur activité et ainsi optimiser leur performance financière.

Dans le cadre d’un remplacement, nous l’accompagnons dans le recrutement de son nouvel **Office Manager H/F** en CDI à Villeurbanne.

**Mission**:
Intégré au sein d'une équipe conviviale, vous jouerez un rôle essentiel dans la vie quotidienne du bureau en supervisant l'administration et la gestion des tâches telles que:
Sous la supervision de la Responsable RH, et en relation avec l’ensemble de l’équipe nationale et internationale, vous jouerez un rôle essentiel dans la vie quotidienne du bureau, avec pour mission de prendre en charge un large éventail de responsabilités réparties en trois principaux domaines:
Vous l'aurez compris, ce poste est multi casquette.

**Office manager/ Facility management / Services généraux**:

- Gérer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs/prestataires ;
- Gérer le courrier administratif, ainsi que l'organisation des voyages/rendez-vous/réunions d'équipe.
- Gérer le bureau d'un point de vue structurel et fonctionnel (accès, contrats de sous-traitance, sécurité des locaux, achats divers, parc informatique/automobile, etc.)
- Organiser les contrôles obligatoires du bâtiment en planifiant les travaux d'entretien sous-traités.
- Gérer l’accueil des nouveaux collaborateurs (welcome pack, visite des locaux, intégration aux équipes) ;

**Happiness manager**: Vous jouez un rôle moteur dans la mise en œuvre de projets et d'idées visant à améliorer l'environnement de travail.
- Organiser les événements ponctuels ou récurrents en pilotant l'organisation et la supervision (séminaires, moments conviviaux, soirées).

**Administration des ventes**:

- Gérer les informations administratives relatives à la facturation ;
- Gérer la facturation jusqu’au recouvrement des créances en étroite collaboration avec le contrôleur financier
- Assurer la circulation de l'information auprès des équipes et des clients.
- Suivre et enregistrer les fournisseurs

**Quels sont les avantages à travailler chez notre client ?**
- Intégrer un groupe international offrant un environnement de travail épanouissant.
- Une équipe soudée et bienveillante soucieuse de vous accompagner dans votre mission.
- Proche du parc de la tête d’or et accessible en transports en commun.

**Profil**:
Au-delà des diplômes, nous recherchons une personne ayant acquis une expérience significative dans des fonctions similaires, où ses qualités personnelles ont su faire la différence. Un fort sens du service et de l'engagement, une aisance relationnelle et de l'empathie, ainsi qu'une discrétion et un respect absolu de la confidentialité, sont essentiels. De plus, une capacité à prioriser avec rigueur et organisation est nécessaire. Être dynamique, ouvert d'esprit et apprécier le travail en équipe tout en communiquant efficacement seront des atouts majeurs pour réussir vos missions.

Travaillant dans un environnement international la maîtrise de l’anglais (écrit et oral) est indispensable.

À l'aise avec les outils digitaux (Slack, Office 365, Salesforce, Netsuite, etc.).

**Rémunération**: 30/36K€ sur 12 mois
- Statut cadre
- 37h50
- 15 jours RTT
- Ticket restaurant 8€50 (60% à la charge de l’entreprise)