Gestionnaires Administratif Et Scolarité

CDD12 moisMontpellier** **A PROPOS DE NOUS**: **Une université d’excellence** Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI). **Une université engagée** Vigilante envers toutes formes de discriminations, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. Elle est attachée aux fondements du service public, à la laïcité, à l’égalité des chances et à l’accès de tous aux savoirs. Elle promeut les valeurs académiques telles que l’éthique, l’intégrité scientifique et la liberté universitaire. L’UM place enfin le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable. **Structure de rattachement**: Composantes d’enseignement (**UFR, écoles ou instituts**), **structures de recherche**, **services centraux ou communs**. Les gestionnaires scolarité sont présents dans les composantes d’enseignement uniquement alors que les gestionnaires administratifs sont présents dans toutes les structures de l’Université. **MISSION PROPOSÉE**: **Mission principale**: Réaliser des opérations de gestion administrative dans le domaine d’activité de la structure d’affectation. **Activités**: Les gestionnaires administratifs ou de scolarité réalisent tout ou partie des activités suivantes, en fonction de leurs affectations: - Accueillir, informer et orienter les usagers de la structure (étudiants, enseignants, visiteurs extérieurs, personnels administratifs, chercheurs ), - Saisir, mettre en forme des documents divers (administratifs et pédagogiques, courriers, rapports, bilans, compte-rendu de réunions ), les reproduire et les diffuser, - Créer des documents d'information, alimenter des pages web, - Assurer des tâches de secrétariat courantes (gestion d’agendas, de boîtes mails, organisation des déplacements), - Retranscrire des informations orales à l’écrit, - Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité, - Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de bords dédiés à la gestion administrative, - Participer à l’organisation de réunions, séminaires, rencontres. Activités spécifiques aux gestionnaires de scolarité: - Gérer les inscriptions administratives et/ou pédagogiques sur le logiciel interne (APOGEE), - Délivrer des documents administratifs (relevés de notes, attestations provisoires de réussite aux diplômes ), - Instruire les demandes d’équivalences de diplôme, de validations d’acquis et de transferts de dossiers, - Assurer le suivi des conventions de stage, - Participer à l’organisation administrative des examens (reprographie de sujets, mise à disposition des copies, préparation des étiquettes d’anonymat, anonymat des copies, surveillance etc ). **NOTRE PROFIL IDÉAL**: **Savoir**: - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat, - Connaissance générale du fonctionnement des établissements de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, - Connaissance souhaitée sur le fonctionnement institutionnel de l’Université et de ses structures. - Notions relatives à la réglementation du dispositif de formation de l’Enseignement Supérieur **Savoir faire**: - Utiliser des fonctionnalités avancées d’une messagerie électronique et de la suite bureautique OFFICE (Word, Excel), - Utiliser les outils collaboratifs de travail à distance (visioconférence, messagerie instantanée, espace de travail partagé ), - Élaborer des documents de travail : comptes rendus, notes, courriers, tableaux de suivi, - Savoir inscrire son activité **Savoir être**: - Gérer la confidentialité des informations et des données, - Capacité d’organisation, rigueur et méthode, - Capacité de communication orale et écrite (téléphone, messagerie, agenda électronique ). **Pourquoi nous rejoindre?** Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif. - Dispositifs de développement des compétences : accès à une grand