Un-e Gestionnaire de Scolarité en Charge de La Délivrance Des Diplômes

**L’Université de Montpellier Paul-Valéry** (UMPV) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.

Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.

Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.

Contexte du recrutement

La Direction des Études et de la Scolarité (DES), composée de 31 agents, est sous la double responsabilité du Directeur Général des Services Adjoint formation et accompagnement à la réussite et du Vice-Président du CEVU. La Direction des Études et de la Scolarité est composée de 2 pôles chargés de la mise en œuvre et du bon fonctionnement des formations proposées par l’université à ses quelque 23 000 étudiants et d'un service d'accueil des étudiants en situation de handicap. Elle travaille en étroite collaboration avec les services ministériels pour la gestion des procédures d’accréditation, et avec les composantes pour la mise en œuvre de l’offre de formation et le suivi individuel des étudiants.

Au sein de la Direction, les services assurent les missions transversales et de logistique communes à l’ensemble des filières, depuis l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance des diplômes.

Recrutement sous réserve des priorités de mobilité interne.

Missions

Assurer la gestion administrative et la délivrance des diplômes de l’établissement (hors doctorats).

**Mission 1 : Réaliser les opérations de gestion en relation avec le domaine de la délivrance des diplômes**
- Assurer l'accueil physique, électronique et téléphonique des usagers, en rapport avec la délivrance des diplômes.
- Assurer la remise en présentiel et par courrier recommandé de l'ensemble des diplômes de l'établissement (hors doctorats) - environ 5 500/an.
- Assurer la remise des suppléments au diplôme pour les niveaux Licence et Master.
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information en lien avec les diplômes nécessaire au fonctionnement du service.
- Contrôler les informations personnelles présentes sur les diplômes avant chaque remise.
- Assurer le suivi de l'activité de remise des diplômes (suivi des envois, enregistrement sur tableau de bord, etc.).
- Assurer la gestion et le paramétrage de la plateforme de rendez-vous.

**Mission 2 : Assurer l'archivage et participer à la modernisation de la gestion des diplômes**
- Assurer l'archivage et le classement des diplômes, des ADD et des listes d'émargements.
- Assurer la gestion logistique du matériel spécifique (enveloppes cartonnées, bordereaux AR, cahiers des envois internationaux).
- Participer à la modernisation du service en rapport avec la gestion des diplômes.

**Mission 3 : Apporter un appui aux gestionnaires des résultats**
- Participer à la gestion des résultats et assurer les lancements de calculs à l'UE, au semestre et à l'année.
- Participer aux délibérations des jurys de diplômes en appui aux gestionnaires des résultats.

CompétencesCONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
- Connaissance du fonctionnement et des circuits de décision de l'établissement
- Connaissance de la réglementation se rapportant à l'édition et à la remise des diplômes

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils bureautiques
- Savoir rechercher l'information, la vérifier, la synthétiser, la transmettre et la classer

SAVOIRS ÊTRE
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Capacités d'adaptation, d'écoute et rédactionnelles
- Respect de la confidentialité et discrétion professionnelle

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables

Une expérience professionnelle dans un établissement d'enseignement supérieur et dans un service de scolarité serait un plus.

Rémunération

Pour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l’université soit entre 1820€ brut mensuel et 1850€ brut mensuel en fonction de l’expérience acquise sur des fonctions similaires.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 820,00€ à 1 850,00€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel