Office Manager

Dispositif d’accompagnement à l’entrepreneuriat, l’incubateur Centrale-Audencia-Ensa assure l’accompagnement des entreprises innovantes à fort potentiel créées par des porteurs en relation étroite avec l’écosystème des 3 établissements (étudiants, diplômés, enseignants-chercheurs de l’un des trois établissements,)

La mise en synergie, unique en France, de trois établissements d’enseignement et de recherche reconnus au niveau national et international permet aux projets incubés de bénéficier de conditions exceptionnelles pour se développer.

Depuis sa création, l’incubateur Centrale-Audencia-Ensa a accompagné plus de 150 projets, conduit à la création de plus de 100 entreprises et généré plus de 950 emplois.

L’incubateur héberge annuellement une vingtaine de startups et une centaine de leurs collaborateurs.

Nous recherchons un office manager H/F pour assurer le bon fonctionnement du site.

**Descriptif du poste**:
La mission principale du poste est d’assurer le meilleur environnement de travail des entreprises accompagnées et le bon fonctionnement de l’incubateur.

Pour cela, vos missions seront les suivantes:

- **Accueillir et installer les projets de création sélectionnés dans l’incubateur**
- Préparation / suivi des conventions d’accompagnement et d’hébergement avec les startups
- Gestion des accès des nouvelles startups et des nouveaux collaborateurs
- Organisation des espaces de travail des entreprises incubées
- Accompagnement des startups pour leur demande logistique et informatiques (assurer l’interface avec les services du site d’accueil de l’incubateur)
- Alimenter et mettre à jour la bases de données relatives aux entreprises accompagnées
- **Animation de la communauté**
- Mise en œuvre d’actions collectives régulières sur le site de l’incubateur (petit déjeuner, afterwork, etc.)
- Support administratif et logistique pour les activités événementielles de l’incubateur (comités de sélection, conférences, rencontre avec les chercheurs / les étudiants, etc.)
- Aide à la recherche d’information et lien avec les écoles (projets étudiants, stages, recrutements,)
- **Gestion du lieu**
- Gérer les aspects pratiques des espaces de travail (installations, fournitures et équipements)
- Proposer des initiatives pour faire de nos locaux l’environnement de travail le plus agréable
- **Gestion administrative et financière**
- Assurer la gestion des commandes / prestations (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes, mise en paiement)
- Assurer la gestion des missions du personnel de l’équipe et des intervenants extérieurs (commandes transports/hébergement, remboursement des frais de missions)
- Suivi d’une partie des contrats et mise en signature
- Réaliser le suivi budgétaire
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion de l’incubateur

Profil recherché:
Compétences:

- Gestion administrative
- Gestion de projets
- Maîtrise des outils Office, idéalement connaissance des outils Airtable et Notion

Qualités requises:

- Aisance relationnelle
- Sens de l’accueil
- Capacités d’animation
- Rigueur et organisation
- Réactivité

**Niveau requis**:
Vous êtes diplômé.e d’un BTS/DUT spécialisation en gestion administrative ou financière avec une expérience d’un an minimum. Une expérience dans la fonction publique serait un plus.

**Nature du poste**:
Ouvert aux contractuels ainsi qu'aux titulaires

CDD 12 mois
Poste à temps complet - basé à Nantes

Possibilité d’organisation du travail sur 4,5 jours

Télétravail possible selon les modalités prévues par notre protocole

Rémunération : selon les grilles de la fonction publique d’État
Poste à pourvoir : rapidement

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 984,00€ à 2 017,00€ par mois

Avantages:

- Horaires flexibles
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires flexibles
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel