Gestionnaire Administrative

**Gestionnaire Administrative**

**Direction de la Stratégie**

**Autorisations Contractualisation Coopération**

**DÉFINITION DU POSTE**:

- Sous la responsabilité du Directeur des Affaires Médicales, des coopérations et d’appui à la stratégie, et de la Responsable Stratégie
- En collaboration et soutien à la Responsable Stratégie, la gestionnaire administrative Stratégie assure le suivi administratif en matière de stratégie et de développement des coopérations et des partenariats.

**MISSIONS GÉNÉRALES ET ADMINISTRATIVES**:

- Coordination et suivi du courrier et des mails
- Gestion des envois par courrier
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents
- Elaboration, mise en place et actualisation d’outils de suivi
- Collecte de données
- Gestion de l’agenda « Stratégie », programmation de réunion
- Rédaction de compte rendu de réunions
- Planification des instances, participation et réalisation des comptes rendus

**MISSIONS SPÉCIFIQUES**:
**Stratégie et projets médicaux**:

- Participer à la coordination des projets (médical et d’établissement)
- Rédaction du projet d’établissement
- Participer à la coordination et à l’organisation du suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens pour les pôles et les directions fonctionnelles par thématique proposé par l’ARS.
- Réalisation de diagnostic (avoir une connaissance élargie des activités interne à l’établissement et des activités du territoire)
- Organiser des points de suivis DIM/ DAF et assurer le suivi des différents projets et des éléments diagnostic

**Suivi des conventions et coopérations**:

- Gestion administrative
- Création d’outils de suivi
- Suivi des conventions et présentation d’un bilan annuel
- Faire des propositions de rédactions

**DOSSIERS D’AUTORISATION**:

- Préparation des dossiers : organiser les collectes de données auprès des équipes et directions concernées.
- Pré rédaction des données
- Gestion administrative des dossiers de demande et de renouvellement d’autorisation d’activités de soins et de labélisation de l’établissement
- Collecter des données
- Préparation des visites de conformité

**APPELS À PROJETS**:

- Gestion du comité de projet:

- Programmation des réunions
- Saisir les directions et les équipes concernées
- Actualiser le tableau de suivi des projets
- Mettre en place des plans d’actions
- Rédaction des appels à projets et/ou demande de subvention en lien avec la Responsable Stratégie et en lien avec les pôles et les équipes concernées

**PROGRAMMES D’ÉDUCATION THÉRAPEUTIQUE DU PATIENT**:

- Préparation des déclarations des nouveaux programmes ETP
- Préparation des déclarations des demandes de renouvellement de programme
- Suivi des rapports d’activités, annuel et quadriennal

**ENQUÊTES**:

- Enquêtes de l’ARS, FHF, OR2S, DRESS.
- Coordination interne des demandes de remontées d’informations auprès des différentes directions, encadrement, chef de pôles.

**RAPPORT D’ACTIVITÉ**:

- Coordination interne des demandes de rapports d’activités:

- Pôle gériatrique / CPEF / EMSP / PFR**DÉCLARATION**:

- Déclaration des protocoles de coopération ou autres activités nécessitant des déclarations administratives

**LIEN VILLE HÔPITAL**:

- Participer à l’organisation des événements ville hôpital
- Travailler en collaboration avec la Direction de la communication, sur la communication des événements.

**APTITUDES**:

- Dynamisme et implication professionnelle
- Capacité à travailler en autonomie
- Adaptabilité et réactivité
- Capacité d’analyse de la situation et des enjeux
- Rigueur administrative
- Aisance à l’utilisation des outils bureautiques

**SAVOIR ÊTRE**:

- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Sens de la diplomatie
- Sens du travail en équipe
- Aisance relationnelle
- Capacité d’adaptation et de disponibilité

**PROFIL RECHERCHÉ**:

- Formation de niveau Bac +2
- Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point,
- Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l’environnement hospitalier seraient un plus

Centre Hospitalier de Douai
DRH
Route de Cambrai
BP 10740
59500 DOUAI Cedex

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