Assistant.e Administratif.ve de Formation en Alternance

GROUPE SOS Transition Ecologique a pour ambition de fournir au plus grand nombre : une alimentation issue d’une agriculture durable, une mobilité et un logement vert et inclusifs, tout en préservant le capital naturel et en favorisant l’essor de l’économie circulaire.
Le Groupe SOS Transition Écologique est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l’entrepreneuriat social en Europe. Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires. Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l’accès de toutes et tous à l’essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.
Transition Écologique Formation est l'organisme de formation interne du groupe SOS. Il a pour mission de:
Former les professionnels aux enjeux de la transition écologique, notamment dans les domaines de l'agroécologie, de l'alimentation durable et de la biodiversité.
Accompagner les personnes en insertion à travers des Ateliers et Chantiers d'Insertion (ACI), en développant leurs compétences tout au long de leur parcours professionnel.
Sensibiliser et former un large public aux enjeux environnementaux et sociaux.
L'organisme est certifié Qualiopi.
Sous l'autorité de notre Assistante de formation, vous viendrez appuyer l'équipe en place pour aider au déploiement d'un programme de sensibilisation et de formation de nos personnels à la gestion responsable des biodéchets par le compostage.
Vous prendrez en charge et vous assurerez de la bonne gestion administrative des dossiers des apprenants, des formateurs et du bon déroulement des sessions de formation.
**Vos principales missions seront**:ACCUEIL**:
Assurer un accueil téléphonique et physique,
Renseigner sur l'offre de formation et les conditions d'accès,
Analyser et transmettre les messages si l'interlocuteur ne peut être joint,
Participer aux journées portes ouvertes des établissements,
**SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS**:
1/ Préparation et ouverture d'une formation
Établir les dossiers administratifs des stagiaires, assurer leurs suivi et archivage
Élaborer et transmettre les documents obligatoirement liés au parcours des apprenants (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)
Renseigner les informations sur notre logiciel de gestion
Établir et assurer la transmission des documents concernant les formateurs (lettres d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'émargements, etc)
Participer à l'ouverture de la formation
Préparer et participer aux réunions de projet
2/ Suivi de la formation
Effectuer le suivi des présences et transmettre les éléments aux différents interlocuteurs concernés
Si nécessaire, préparer les conventions de stage
Préparer les avenants et en assurer la saisie dans notre logiciel de gestion
3/ Fin de formation
Établir les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes
Procéder au classement et à l'archivage des dossiers
GESTION FINANCIÈRE
Élaborer la fiche financière de l'action de l'action de formation
Assurer la saisie des éléments financiers dans notre logiciel de gestion,
Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la facturation (contrats, conventions, chèques, relevés d'heures, fiches de paye, etc.)
Établir si nécessaire les bilans financiers des actions
Assurer le suivi des règlements pour les entreprises et effectuer les relances de premier niveau sous l'autorité de l'Assistante de Formation et de la directrice de la Formation
**Profil recherché**:
Vous êtes en 1ère année d'un diplôme Bac + 2 lié à la gestion, au support ou à l'assistance managériale, ou en lien avec le secteur de la formation ?
Vous avez une forte affinité pour l'économie sociale et solidaire et le secteur de la formation ?
Vous démontrez une capacité d'apprentissage rapide et de prise de décision éclairée. Vous êtes proactif.ve, ouvert.e d'esprit, curieux.se et polyvalent.e. ?
Venez contribuer à des missions à impact, dans un environnement positif et inclusif, et profitez d'une expérience enrichissante aux bénéfices concrets
**COMPÉTENCES**:
Maîtriser les outils informatiques (Pack office, un logiciel de gestion de formation serait un plus)
Savoir travailler en autonomie et en équipe
Respecter les règles de confidentialité
Être disponible, rigoureux, rapide, précis
Avoir le sens de l'écoute
Savoir gérer les priorités