Adjoint en Gestion Administrative

Description du poste

**Versant**:
Fonction Publique de l'Etat

**Catégorie (DGAFP)**:
C (employé)

**Corps**:
ATRF

**Domaine / métier**:
06 - Catégorie C - Adjoint technique recherche et formation (ATRF) - J - Gestion et Pilotage - Adjoint-e en gestion administrative

**Nature de l'emploi**:
Emploi ouvert uniquement aux contractuels

**Statut du poste**:
Vacant

**Intitulé du poste**:
Adjoint en gestion administrative F/H (réf. 25682-1)

**Présentation de la structure recruteuse**:
Le Collège Doctoral met en œuvre la politique doctorale de l'université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d'indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l'ouverture sur l'environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.
Le Collège Doctoral est composé:

- Des écoles doctorales de Sorbonne Université
- D'un département des inscriptions, de l'accompagnement, des diplômes et des missions
- D'un département formation et carrières
- Affaires Générales du Collège doctoral

Les affaires générales sont composées de 7 personnels et d'un bureau des finances

Localisation du siège du Collège Doctoral : Sorbonne Université - Campus des Cordeliers, 15 rue de l'Ecole de Médecine 75005 Paris

**Description du poste**:
**Fonctions** : Adjoint administratif / Adjointe administrative
**Catégorie** : C
**Corps** : Adjoint-e en gestion administrative (ATRF)
**BAP** : J

**CDD de 8 mois.**
- A pourvoir dès que possible.

Placée sous la hiérarchie de la cheffe du département formations et carrière, l'adjoint-e administratif-ve assure un appui opérationnel à la bonne gestion du département.

**Les activités principales sont**:

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l’écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents

**Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles)**:
**Connaissances transversales requises**:

- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication

**Compétences opérationnelles**:

- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Utiliser les outils bureautiques

**Connaissance à acquérir**:

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à la formation doctorale en France

**Compétences comportementales**:

- Polyvalence
- Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Savoir organiser son travail avec méthode
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie

**Savoir être**:

- Être autonome, esprit d’initiative et rigueur
- Sens de la confidentialité et loyauté
- Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes)
- Sens du service public

**Durée du contrat (mois)**:
8 mois

**Quotité**:
Temps plein

**Conditions particulières d'exercice**:

- Le soutien à ce département implique la réalisation de tâches d'accueil demandant une présence sur site, pour assurer le bon déroulement des formations sur la semaine entière.
- Des évènements sont également organisés hors des horaires habituels. Une activité d'appui logistique pourrait être demandée dans le cadre de ce types d'activités.

Informations complémentaires

**Encadrement**:
Non

**Télétravail possible**:
Non

Conditions d'exercice

**Conduite de projet**:
Non

**Unité protégée / ZRR**:
Non

**Niveau d'études**:
Niveau 3 - CAP, BEP

**Niveau d'expérience min. requis**:
Non renseigné

01/11/2025

**Langues**