Adjoint Administratif

**À propos de nous**:
La Maison des adolescents recrute un(e) professionnelle adjoint(e) administrif(ve) qui travaillera au sein d’une équipe pluridisciplinaire.

Mise à disposition auprès du GIP Maison des adolescents d’Ille et Vilaine

**PRÉSENTATION DU SERVICE**:
***La Maison des Adolescents 35 est un service d’accueil, d’écoute et d’accompagnement, dédié aux jeunes de 11 à 21 ans, aux parents et aux professionnels. Elle constitue un lieu ressource et agit en prévention du mal être adolescent. Elle propose aux adolescents un accueil qui garantit la confidentialité, avec ou sans rendez
- vous, seuls ou accompagnés.

**Mission**:
**Missions**:

- Participer à l’accueil du public de la Maison des adolescents (physique et téléphonique).
- Assister le directeur du GIP dans la réalisation des opérations administratives et financières afférentes au GIP, en appliquant les procédures et les règles définies.
- **_Activités générales_**
- Participer à la gestion du GIP dans sa dimension administrative, comptable et financière.
- Elaboration du budget du GIP en lien avec le directeur du GIP.
- Réalisation du tableau de suivi des dépenses et des recettes du GIP.
- Réalisation et suivi des achats du GIP, participation au besoin et à la formalisation des procédures d’achat.
- Instruction des dossiers financiers spécifiques et opportunité de financement en lien avec le directeur.
- Préparation des documents présentés aux instances : assemblée générale, conseil d’administration, comité de suivi,
- Participer au secrétariat des réunions de service et des instances de gouvernance du GIP,
- **_ Activités spécifiques_**
- Passer et suivre les commandes,
- Assurer le circuit de règlement des factures adressées par les fournisseurs au GIP,
- Régler les factures aux fournisseurs,
- Suivre les recettes du GIP, d’en assurer le recouvrement,
- Procéder aux appels de fonds,
- Suivre la trésorerie,
- Appliquer les clefs de répartition définies,
- Gérer les plannings des professionnels de l’équipe

**Profil**:
**COMPETENCES REQUISES**

**Compétences comptables**
- Connaissance des logiciels comptables.
- Imputer les dépenses et les recettes sur les bons comptes,
- Analyser et relever les erreurs de facturation et de mandatement,
- Respecter les délais de préparation des documents pour les instances de gouvernance du GIP

**Compétences administratives**:

- Respecter les procédures administratives,
- Connaissance des logiciels de bureautique : EXCEL®, WORD®, POWER-POINT®, OUTLOOK®,
- Rédaction de courriers relatifs à son domaine d’activité

**Compétences organisationnelles**:

- Autonomie
- Gestion et maîtrise des outils bureautiques et comptables, et documents papiers,
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports relatifs à son domaine de compétence
- Organiser et classer des données, des formulaires et des documents administratifs,
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire,
- Faire preuve d’adaptabilité, de méthode, d’anticipation et d’autogestion,

**Compétences relationnelles**:

- Accueillir et informer les usagers de la Maison des adolescents,
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
- Travailler en équipe/en réseau

**CONNAISSANCES REQUISES**

**Formation requise**:

- BTS STMG souhaité
- Connaissance de la comptabilité publique appréciée
- Maitrise des tâches de secrétariat
- Connaissance des techniques documentaires et des outils professionnels disponibles