Assistant(E) à La Direction Du Département Composants Et Systèmes

il y a 2 jours

Lille, France Université Gustave Eiffel Temps plein

L'Université Gustave Eiffel recrute pour le département Composants et systèmes (COSYS) un(une) assistant(e) à la direction du département.
- Date de publication: 19/02/2025

Type de poste

B

Localisation

Campus de Lille

Missions principales

Sous l’autorité directe du-de la directeur-rice de département et en lien avec lui-elle : assiste l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne de son travail.

**Missions principales**:

- Gestion du secrétariat de la direction du département :_
- Accueil, information et orientation des visiteurs,
- Traitement du courrier : réception, enregistrement, mise en signature et diffusion,
- Traitement et classement des documents reçus et produits,
- Gestion logistique des réunions, séminaires et conférences,
- Tenue des agendas.
- Gestion financière :_
- Organiser les missions (établir les OM et les états de frais des personnes de la direction),
- Gérer les achats de la direction du département,
- Réaliser des tableaux de bord et suivi du budget,
- Collaborer aux points budgétaires réguliers.
- Gestion des RH :_
- Montage et suivi des dossiers administratifs de recrutements des non permanents et stagiaires,
- Accompagnement administratif des personnels non-permanents et des stagiaires recrutés.
- Communication:

- Assurer la mise à jour régulière du site web du département et des réseaux sociaux.
- Missions complémentaires :_
- Apporter un soutien aux référents indicateurs pour assurer le suivi des indicateurs d’activité du département,
- Participer à la continuité de service des assistantes COSYS sur tous les campus.

Affectation

Département Composants et Systèmes

Rattachement hiérarchique

Directeur.trice du département

Mission d’encadrement

non

Conduite de projet

non

Savoirs
- Connaissance de l’environnement professionnel et des techniques du domaine
- Connaissances en gestion financière et ressources humaines
- Notions en Anglais appréciées

Savoir faire
- Application des règles d’usages et des procédures administratives
- Gestion des priorités
- Mise en place les procédures
- Maîtrise des outils bureautiques courants
- Utilisation des outils informatiques spécialisés

Savoir être
- Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
- Respecter les règles de discrétion et de confidentialité
- Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs
- Rigueur, sens de l’anticipation et de l’initiative

Nombre de postes à pourvoir

1

Employeur

Université Gustave Eiffel

Personnes à contacter:

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