Assistant(E) de Direction, Chargé(E) Des Ressources Humaines

Située dans le centre-ville de Lille, VS-A est une société dynamique, spécialisée dans l’architecture et l’ingénierie des façades.

L’agence de Lille rassemble une vingtaine d’architectes, d’ingénieurs et d’architectes-ingénieurs, qui travaillent en équipe sur des projets aussi bien en France qu’à l’étranger.

Situé en plein centre-ville, le bureau offre un cadre agréable pour un travail d’équipe convivial. L’administration est composée de 4 personnes : une Office Manager, une Chargée de communication et des appels d’offres, un alternant en communication et une Assistante de direction en charge des ressources humaines.

**1/ MISSIONS**

La mission consiste à renforcer le pôle administratif de VS-A, dans les domaines de l’assistanat de direction et des ressources humaines, sous la supervision de l’Office Manager.

Les tâches confiées couvriront tout ou partie du périmètre décrit ci-dessous:
A)
- Appui général dans l’organisation et les missions de la direction,
- Coordination et animation du calendrier des réunions périodiques de gestion (réunions direction-managers, réunions CSE ),
- Gestion des déplacements des salariés et dirigeants (train, avion, hôtel, véhicules de location ),
- Commande des fournitures (suivi des factures, paiement et enregistrement), organisation de l’entretien des locaux, etc...,
- Gestion du parc informatique (suivi de l’inventaire, achat de nouveaux PC ),
- Suivi du renouvellement des logiciels,
- Gestion flux, coordination et communication des informations,
- _Gestion partagée du standard téléphonique, transfert des appels_
- _Accueil partagé des visiteurs au bureau_
- _Réception du courrier, des colis_
- Identification des besoins d’investissement, analyse et synthèse des besoins, préparation d’éléments d’aide à la prise de décision par la direction,

B)

**Administration quotidienne**
- Gestion des congés, des absences et des arrêts maladie,
- Saisie, validation et vérification des éléments de suivi administratif et variables de paie (SILAE et ERP FITNET),
- _Support du cabinet comptable externe dans l’établissement des paies_
- Gestion des titres restaurant (Edenred), des jours télétravaillés

**Contrats de travail et évolution des salariés**
- Rédaction contrats de travail et avenants,
- Organisation, participation et rédaction des CR des entretiens professionnels,
- Appui dans les discussions liées aux revalorisations salariales,
- Suivi visites médicales et conformité réglementaire (Gestion Pôle Santé Travail, CPAM),
- Suivi du personnel de l’entreprise et réalisation des déclarations auprès des organismes sociaux,

**Animation RH**
- Veille juridique, mise à jour des conventions collectives mises à disposition des salariés,
- Participation active au bien-être des salariés et accompagnement en lien avec les membres de la direction et les managers,
- Information périodique du personnel,

C)

**Recherche des profils**
- _Rédaction et publication des annonces sur les sites spécialisés (LinkedIn, Pôle Emploi ) ou les sites des écoles ciblées (2 à 3 stagiaires à l’agence),_
- _Veille globale pour l’établissement et l’entretien d’un vivier de profils disponibles rapidement,_
- _Accompagnement des managers dans la définition des profils à recruter, rédaction des fiches de postes,_

**Pilotage du processus de recrutement**

**Accueil des collaborateurs**
- Mise en place et pilotage de l’intégration des nouveaux collaborateurs _: gestion administrative, contrats de travail, gestion du matériel, livret d’accueil, intégration à l’équipe,_

D)
- Organisation et mise en œuvre d’un plan de formations, gestion administrative OPCO et organismes, suivi de la satisfaction,
- _Assurer la gestion administrative et la recherche des formations et des organismes pour les salariés en lien avec les managers (CPF ),_
- Suivi et proposition d’un plan de développement et d’un budget formation,
- _Identifier les besoins des salariés,_
- _Faire des propositions selon le budget de l’entreprise,_

**2/ PROFIL RECHERCHE**

BAC 2/3 (secrétariat, assistanat de direction ou ressources humaines) ou expérience professionnelle de 5 ans minimum similaire

Qualités de communication et goût pour le travail en équipe

Grand sens de l’organisation, polyvalence et adaptabilité

En contact direct avec toutes les équipes

Travail en open-space
- Expression écrite et orale irréprochable
- Connaissance en droit du travail et ressources humaines
- Connaissance en gestion de paie
- Maîtrise du Pack Office et des outils informatiques standards, obligatoire
- Savoir travailler avec un ERP d’entreprise et un logiciel de paie (la connaissance de SILAE est un plus).
- Français (minimum C1)
- Anglais (minimum B1)

Une expérience dans le domaine du bâtiment serait un plus.

**3/ CONDITIONS DE TRAVAIL**

CDI

Durée de travail : 37h / semaine, 2 heures supplémentaires majorées à 25%

Statut : ETAM

Rémunération : selon profil et expérience

Tickets restaurants : 11,97€ / jour (60% pris en charge par l’entreprise)

Prise en charge de