Gestionnaire de Scolarité

**Employeur**:
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
Missions:

- Participer à la gestion pédagogique et de scolarité de I'EJCAM,
- Participer aux actions de communication et d'information à destination des étudiants,
- Participer aux manifestations institutionnelles (réunions notamment)

Activités:

- Accueillir et informer les étudiants et les enseignants dans le domaine de la scolarité

(parcours de formation, évaluation des connaissances et des compétences, etc )
- Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants
- Gérer les demandes d'admission préalables, les validations d'acquis, les intégrations d'études et des équivalences, les transferts de dossiers d'inscription
- Procéder aux contrôles d'assiduité,
- Gérer les stages étudiants,
- Gérer les réservations ponctuelles des salles durant l'année universitaire,
- Effectuer des tâches de classement et d'archivage obligatoire de documents concernant le domaine de scolarité,
- Etablir les cartes des étudiants,
- Effectuer les remboursements des frais d'inscription,
- Préparation des dossiers sur la plateforme Etude en France
- Gestion des notes ILOI et traitement des pièces justificatives des inscriptions administratives (IA),
- Vérifier les pièces pour les IA toutes formations confondues,
- Rentrer les notes sur APOGEE
- Traiter de certaines missions en formation continue

Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité directe de la responsable de la scolarité

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL:
Spécialisée dans le journalisme (Master reconnu par la profession), les médias, le numérique et la communication, l'Ecole de Journalisme et de Communication d'Aix-Marseille (EJCAM) propose des formations exigeantes et adaptées au marché du travail : 7 parcours de Master informationcommunication, I Master journalisme, une L3 information-communication, plusieurs formations en partenariat.

L'Ecole compte environ 500 étudiants, 13 enseignants et une centaine d'intervenants professionnels, 16 BIATSS, 996 M2 répartis sur les sites de Marseille (Virgile Marron) et Aix-en-Provence (INSPE).

**Profil**:
COMPETENCES REQUISES:
Savoir sur l'environnement professionnel:

- Avoir une bonne connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'Université et de la composante

Savoir-faire opérationnel:

- Maîtriser l'utilisation du logiciel spécifique à la gestion des stages (IPRO)
- Maîtriser l'utilisation du logiciel spécifique à la gestion des salles (ADE)
- Avoir une très bonne connaissance de la règlementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, les demandes d'admission préalables, les examens et les cursus d'études, et les stages.
- Savoir détecter les erreurs et/ou oublis dans les choix des étudiants lors de leurs inscriptions
- Savoir anticiper l'organisation des examens dans un contexte souvent difficile (calendriers serrés)
- Avoir le sens de l'organisation
- Posséder une bonne expression orale et écrite
- Maîtriser l'utilisation de logiciels informatiques et bureautiques
- Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques
- Savoir respecter les plannings

Savoir faire comportemental:

- Savoir travailler en autonomie et en équipe
- Avoir le sens du contact
- Etre capable de s'adapter et d'être polyvalent
- Être réactif
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Posséder une forte capacité à travailler en équipe
- Savoir rendre compte

Déléqation possible
- Toute mission ou tâche relevant de la scolarité confiée par délégation du responsable de la scolarité.

Les avantages AMU:

- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
- Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté
- Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire
- Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
- Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domi