Assistant.e Administratif.ve

**Mission /Finalité**:
Le service administration a en charge au sein du secrétariat général du pôle des Services Urbains de Proximité les problématiques financières et l’administration générale. Il est le garant de l’organisation et des fonctions administratives. Il contribue à leur bon fonctionnement et à la diffusion d’une culture administrative commune et partagée au sein des services mutualisés et des directions du SUP.

Ce service accompagne les directions dans la mise œuvre des projets opérationnels et constitue à cet effet le lien administratif privilégié entre les directions opérationnelles et les services fonctionnels de la collectivité dans les domaines administratifs, budgétaires et juridiques.

L’assistant/e assure le secrétariat de la responsable du service administration, de la responsable du service organisation et gestion des moyens humains et du secrétaire général.

Au-delà de ces missions, si des nécessités de service ou un contexte d’urgence l’exigent, l’agent pourra ponctuellement être amené à exercer des missions qui dépassent le périmètre de son poste.

**Activités principales**

**1./ **Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, informer et orienter les demandeurs internes et externes (agents, usagers, partenaires, prestataires,)
- Donner, recueillir et transmettre des informations, relever et relayer les demandes au bon interlocuteur,
- Hiérarchiser les demandes selon leur degré d’urgence ou de priorité, et amorcer le traitement,
- Réceptionner les appels téléphoniques, filtrer et prendre des messages avec ou sans consignes,
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

2./ Planification, traitement et suivi administratif
- Tenir à jour des plannings, suivre des agendas (Outlook), prendre des rendez-vous simples et organiser des rendez-vous complexes pour plusieurs interlocuteurs en fonction des priorités, alerter sur les conflits d’agendas,
- Réaliser la préparation matérielle de réunions internes ou externes (réservation de salle, véhicule, équipement, convocation des participants, préparation et transmission de documents, de fournitures, traiteur, etc ),
- Commander les interventions de réparation ou de maintenance, gérer le stock de fournitures de bureau
- Renseigner et actualiser les listes, répertoires et tableaux de suivi des activités du service (ex : tableaux de suivi des courriers)

3./ Traitement des dossiers et saisie des documents
- Saisir et mettre en page tout type de documents administratifs/RH et de communication interne et externe (notes, courriers, compte-rendu, rapports d’activité, procès-verbaux de réunion, tableau de bord etc ),
- Préparer des courriers simples et courriers types (invitation, publipostage, information, convocation, relance, courrier d’accompagnement, bordereau d’envoi, etc ),
- Traiter la réception et l’envoi des courriers entrants et sortants, traiter les réponses suivant les consignes, suivre les circuits de signature et les parapheurs des directions et services,
- Recevoir, transmettre, traiter les courriels selon les consignes, et/ou en fonction des priorités et des urgences,
- Préparer les parapheurs pour la mise en signature et s’assurer du traitement complet,
- Appliquer des procédures de traitement de dossiers ou d’instruction de demandes notamment dématérialisées (messagerie, site internet, logiciel métier, etc ).

4./ Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
- Rechercher et trouver des informations notamment sur Internet ou Intranet, et les diffuser
- Scanner, photocopier, assembler, classer et archiver des dossiers et documents,
- Appliquer les consignes de conservation des messages électroniques,

**Activités occasionnelles**
- Contribuer à la continuité du service en l’absence de collègues et/ou du-de la Responsable

Profil recherché / Compétences requises

**Savoirs**
- maîtrise des techniques du secrétariat
- connaissance des collectivités territoriales

**Savoir-faire**
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (environnement Windows, airdélib..)
- Capacité rédactionnelles

**Savoir-être**
- autonomie, rigueur, diplomatie et discrétion
- adaptabilité
- organisation et synthèse
- capacité à travailler en équipe et en transversalité
- qualité d’écoute, sens du service public
- ponctualité
- savoir rendre compte

Salaire : à partir de 20 543,95€ par an

Avantages:

- Participation au Transport
- Restaurant d'entreprise

Programmation:

- Disponible le week-end
- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Type de contrat:

- CDD

Lieu du poste : Un seul lieu de travail