Secretariat General

**Descriptif et missions**: MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services.
Apporter une assistance permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers ; l’objectif étant d’assurer le bon fonctionnement des projets mis en place par la collectivité.

ACTIVITÉS/TÂCHES RELATIVES AU POSTE
Organiser la vie professionnelle du DGS
Organiser les déplacements du DGS
Effectuer les prises de Rdv et gérer le planning du DGS
Organiser et planifier des réunions (Réunions d’orientation, bureaux
exécutifs,...)
Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat
Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Assurer le secrétariat et la gestion des dossiers relatifs à la direction
Assurer des tâches de secrétariat courant
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Gérer le courrier entrant et sortant (Diffusion aux services)
Suivre et contrôler les circuits et procédures inhérents à la collectivité
Organiser et mettre en œuvre le classement/archivage de la direction
Effectuer des recherches de documents
Suivre les projets et activités de la direction
Utiliser au quotidien les logiciels liés aux actes administratifs (Webdelib, Agglodelib, i-delibre) et aux courriers (Post Office)
Secrétariat du DGA : Appels téléphoniques/Mise en forme des courriers
Elaborer les Plannings d’astreintes des Elus, des Cadres et des Services Techniques
Préparer et fournir les attestations et autorisations diverses demandées par les citoyens
Gérer la diffusion de l’information relative aux alertes météo
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur Général des
Services (Réunions des directeurs, réunions d’orientation, bureau exécutif de l’agglomération,-)
Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
Travail et relations quotidiennes avec toutes les Directions de la collectivité
Travail en lien avec divers administrations et organismes
Aider les directions dans l’utilisation de Webdelib et Agglodelib
Assurer la préparation, la gestion et le suivi des Conseils Municipaux (CM) et Communautaires (CC)
Préparer les dossiers pour la Commission des Finances (Maire/Président, Directeur général des services)
Assister aux séances des Conseils (CM et CC), prendre les votes, des notes et réaliser le compte rendu et le procès-verbal
Centraliser les arrêtés et décisions du Maire/Président, les enregistrer et en assurer le suivi. Tenir le registre des actes
Elaborer les plannings des conseils municipaux et communautaires et des commissions des finances
Gérer la régie de recettes pour les photocopies
Assurer la gestion et le suivi financier de la direction
Mettre en œuvre le budget de la direction
Gestion des congés des directeurs
**Profil recherché**: COMPÉTENCES/APTITUDES
Esprit d’initiative, autonomie et réactivité
Discrétion et confidentialité indispensables
Bon relationnel
Travail en équipe
Organisation, méthode, rigueur
Faculté d’adaptation, polyvalence
Disponibilité
Sens des responsabilités et du service public
Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
Maîtriser l’orthographe

FORMATIONS / DIPLÔMES / EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
Baccalauréat minimum ou Niveau bac +2
Maîtrise des outils informatiques (logiciels de bureautique, maîtrise des nouvelles technologies de l’information et de la communication

CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu d’affectation: Campus des 3 Fontaines

Temps de travail: Poste à temps non complet (50 %) pouvant évoluer sur un temps complet

Commission de recrutement fin aout
**Avantages liés au poste**:

- Horaires variables

**Avantages collectifs au travail**:
**Description de la collectivité**: La Ville de Gap et la Communauté d’Agglomération Gap-Tallard-Durance sont situées dans le Département des Hautes Alpes (05) en Région Provence Alpes Côte d’Azur et comptent 40 631 habitants pour la Ville et 50 302 dans l’Agglomération.

La commune est chef-lieu du Département et la plus peuplée de la moitié sud du massif alpin.

L’Agglomération a été créée en 2016 et comprend 17 communes.