SECRETARIAT GENERAL

il y a 1 jour

Gap, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France VILLE DE GAP Temps plein
Descriptif et missions

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services.

Apporter une assistance permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers ; l'objectif étant d'assurer le bon fonctionnement des projets mis en place par la collectivité.

ACTIVITÉS/TÂCHES RELATIVES AU POSTE

Organiser la vie professionnelle du DGS

Organiser les déplacements du DGS

Effectuer les prises de Rdv et gérer le planning du DGS

Organiser et planifier des réunions (Réunions d'orientation, bureaux

exécutifs,...)

Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat

Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

Assurer le secrétariat et la gestion des dossiers relatifs à la direction

Assurer des tâches de secrétariat courant

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique

Gérer le courrier entrant et sortant (Diffusion aux services)

Suivre et contrôler les circuits et procédures inhérents à la collectivité

Organiser et mettre en œuvre le classement/archivage de la direction

Effectuer des recherches de documents

Suivre les projets et activités de la direction

Utiliser au quotidien les logiciels liés aux actes administratifs (Webdelib, Agglodelib, i-delibre) et aux courriers (Post Office)

Secrétariat du DGA : Appels téléphoniques/Mise en forme des courriers

Elaborer les Plannings d'astreintes des Elus, des Cadres et des Services Techniques

Préparer et fournir les attestations et autorisations diverses demandées par les citoyens

Gérer la diffusion de l'information relative aux alertes météo

Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur Général des

Services (Réunions des directeurs, réunions d'orientation, bureau exécutif de l'agglomération,-)

Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion

Travail et relations quotidiennes avec toutes les Directions de la collectivité

Travail en lien avec divers administrations et organismes

Aider les directions dans l'utilisation de Webdelib et Agglodelib

Assurer la préparation, la gestion et le suivi des Conseils Municipaux (CM) et Communautaires (CC)

Préparer les dossiers pour la Commission des Finances (Maire/Président, Directeur général des services)

Assister aux séances des Conseils (CM et CC), prendre les votes, des notes et réaliser le compte rendu et le procès-verbal

Centraliser les arrêtés et décisions du Maire/Président, les enregistrer et en assurer le suivi. Tenir le registre des actes

Elaborer les plannings des conseils municipaux et communautaires et des commissions des finances

Gérer la régie de recettes pour les photocopies

Assurer la gestion et le suivi financier de la direction

Mettre en œuvre le budget de la direction

Gestion des congés des directeurs

Profil recherché

COMPÉTENCES/APTITUDES

Esprit d'initiative, autonomie et réactivité

Discrétion et confidentialité indispensables

Bon relationnel

Travail en équipe

Organisation, méthode, rigueur

Faculté d'adaptation, polyvalence

Disponibilité

Sens des responsabilités et du service public

Aptitudes rédactionnelles et de synthèse

Maîtriser l'orthographe

FORMATIONS / DIPLÔMES / EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Baccalauréat minimum ou Niveau bac +2

Maîtrise des outils informatiques (logiciels de bureautique, maîtrise des nouvelles technologies de l'information et de la communication

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieu d'affectation: Campus des 3 Fontaines

Temps de travail: Poste à temps non complet (50 %) pouvant évoluer sur un temps complet

Commission de recrutement fin aout

Avantages liés au poste
  • Horaires variables
Avantages collectifs au travail
  • Abonnement CNAS ou FNAS
Description de la collectivité

La Ville de Gap et la Communauté d'Agglomération Gap-Tallard-Durance sont situées dans le Département des Hautes Alpes (05) en Région Provence Alpes Côte d'Azur et comptent habitants pour la Ville et dans l'Agglomération.

La commune est chef-lieu du Département et la plus peuplée de la moitié sud du massif alpin.

L'Agglomération a été créée en 2016 et comprend 17 communes.

  • Agent administratif polyvalent

    il y a 1 semaine

    Gap, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Département des Hautes Alpes Temps plein

    Descriptif et missionsLe Département des Hautes-Alpes recherche un(e) Agent administratif polyvalentGESTION ADMINISTRATIVEAssure le suivi administratif et le secrétariat du GIPGère les plannings, l'organisation et le suivi des réunions et rendez-vousAssure l'accueil et la bonne circulation de l'informationSeconde l'agent en charge des classements et...

  • Secretariat General

    il y a 1 jour

    Gap, France Ville de GAP Temps plein

    **Descriptif et missions**: MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services. Apporter une assistance permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers ; l’objectif étant...

  • Secrétariat Accueil Mds Fangerots

    il y a 1 semaine

    Gap, France DÉPARTEMENT DES HAUTES ALPES Temps plein

    **Descriptif et missions**: Intitulé du poste : Secrétariat-accueil en Maison des Solidarités - Direction des Solidarités en Territoire - Agence Territoriale de la Cohésion Sociale Gap-Durance - Maison des Solidarités de Gap-Fangerots Contexte: La particularité du poste de secrétaire Enfance exige des attendus liés à la fonction: - Bonne...

  • Attaché Administratif

    il y a 6 jours

    Gap, France La Médicale de Gap Temps plein

    **Job Overview** **Responsabilités**: - Gérer la réception et le standard téléphonique - Traiter l'ensemble des tâches administratives - Assister dans la gestion des sinistres - Fournir un soutien général au secrétariat **Compétences**: - Expérience dans le domaine de l'assurance nécessaire - Fort sens de l'organisation et souci du détail -...

  • Chicas- Assistant(E) de Direction

    il y a 1 semaine

    Gap, France Direction des Hôpitaux des Alpes du Sud Temps plein

    Description de l'établissement: Gap, seule ville de plus de 40 000 habitants est la principale ville du département des Hautes Alpes, territoire avec des variations saisonnières liées aux activités nombreuses (ski, randonnée, montagne, activités nautiques, équitations, pêches torrents et lacs...). Gap se situe à moins d'une heure des principales...

  • Juriste (H/F) - Ec20667

    il y a 5 jours

    Gap, France DÉPARTEMENT DES HAUTES ALPES Temps plein

    **Descriptif et missions**: Intitulé du poste : Juriste au sein de la Direction des Affaires Juridiques et de l'Achat Public Contexte: Doté d’un budget de 330 M- et engagé sur un Programme pluriannuel d’investissement de 515 M-, le Département des Hautes-Alpes œuvre au quotidien pour développer son territoire et préserver ses richesses naturelles...

  • Cheb - Gestionnaire Des Ressources Humaines

    il y a 2 semaines

    Gap, France Centre hospitalier Intercommunal des Alpes du Sud Site de GAP Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** CHEB - Gestionnaire des Ressources Humaines **CONTRAT** CDI **DESCRIPTIF** Identification Présentation du service :Equipe RH de la Direction commune composée de deux Directeurs, d'Attachées d'Administration, d'Adjoints des Cadres et d'agents.Service ouvert au public.Liaisons hiérarchiques :Rattaché aux...

  • Responsable Administratif

    il y a 1 semaine

    Gap, France Association de Groupements Educatifs Temps plein

    Pour un remplacement de congés maternité: **Vos principales missions**: - Assurer l'ensemble des fonctions administratives (comptabilité, rh, informatique, secrétariat général) de l'établissement, en lien avec la direction générale - Conception & mise en œuvre d'outils de gestion pour une utilisation efficiente des ressources de l'établissement...

  • Responsable Administratif

    il y a 1 semaine

    Gap, France Association de Groupements Educatifs Temps plein

    Pour un remplacement de congés maternité: **Vos principales missions**: - Assurer l'ensemble des fonctions administratives (comptabilité, rh, informatique, secrétariat général) de l'établissement, en lien avec la direction générale - Conception & mise en œuvre d'outils de gestion pour une utilisation efficiente des ressources de l'établissement...

  • Administrateur Fonctionnel Logiciel Gda

    il y a 1 semaine

    Gap, France DÉPARTEMENT DES HAUTES ALPES Temps plein

    **Descriptif et missions**: Intitulé du poste : Administrateur fonctionnel logiciel Grand Angle - Secrétariat Général - Direction des Finances Missions: Exploitation et déploiement du SI Finances - Assurer la gestion des paramétrages de la solution, des droits et des habilitations, - Assurer en sa qualité d'administrateur(trice) fonctionnel(le),...

  • Adjoint Administratif Cfps a Mi-temps

    il y a 2 semaines

    Gap, France Centre hospitalier Intercommunal des Alpes du Sud Site de GAP Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT ADMINISTRATIF CFPS A MI-TEMPS **CONTRAT** CDD; CDI; Mutation **DESCRIPTIF** Nous recherchons pour le CFPS un(e) adjoint administratif à mi-temps (50%). Service : Centre de Formation des Professionnels de Santé (C.F.P.S.) IFSI - IFAS et Formation continue Grade : Adjoint administratif Fonction :...