Secrétaire À 50% Ifcs-epde

**Descriptif**

Description générale du poste

La secrétaire pédagogique gère la partie administrative de toutes les étapes du parcours de formation des étudiants/élèves, de l’inscription administrative à la diplomation ainsi que toutes les activités annexes s’y rapportant dont l’archivage.

Le poste proposé comprend le secrétariat de d’une école de spécialisation de l’infirmière et un institut proches en proximité l’une de l’autre et situés au quatrième étage de l’Institut régional de Formation (IRF) du CHU de Reims. L’IRF est un bâtiment regroupant un ensemble de 11 formations paramédicales.
La première école est l’Ecole des Puéricultrices Diplômées d’Etat (EPDE) et le deuxième est l’Institut de Formation des Cadres de Santé (IFCS).

Les calendriers de formation et les activités administratives sont sensiblement les mêmes. Le faible quota en nombre de stagiaire de chaque structure permet ce regroupement. Ces deux formations sont en une année de septembre à septembre.

Missions et activités
Secrétariat pédagogique:
Accueil physique et téléphonique
Gestion administrative d’une promotion sur l’année de formation : orientation et conseils
Participation à l’organisation des sélections : inscriptions au concours, préparation de la salle, feuille d’émargement, enregistrement des chèques
Gestion et suivi des admissions : dossier d’inscription administratif, attribution des vestiaires, cartes du centre de documentation, lingerie.
Gestion des dossiers de prise en charge : dossier apprenant avec le Conseil Régional, OPCA, FONGECIF.
Mise à jour des informations dans le logiciel de scolarité
Suivi des promotions et statistiques: interruptions, abandons
Classement des dossiers scolaires et administratifs (archivage)
Conventions de stage
Participation à la gestion du diplôme d’Etat avec le responsable pédagogique chargé de cette mission
Archivage
Courriers : frappe et suivi
Commande de matériel en partenariat avec les responsables pédagogiques
Déclaration des AES et AT, tableau de suivi
Gestion des formulaires Pôle emploi
MFE : organisation des jurys, convocation et réservation des salles
Convention et déclaration pour le paiement des intervenants
Gestion des présences et absences des étudiants financés (présence obligatoire)
Activités ponctuelles sur l’IRF:
Journée portes ouvertes IRF (un samedi par année) ou journée professionnelle
Remplacement ou aide ponctuelle en cas de besoin sur les écoles et institut de l’IRF
Aide à la surveillance des évaluations, des épreuves de concours ou de sélection

Liens hiérarchiques et fonctionnels
Est lié hiérarchiquement:
Aux directeurs des soins de l’IRF
Aux responsables pédagogiques de l’EPDE et de l’IFCS
Est lié fonctionnellement:
A l’ensemble des personnes travaillant dans l’IRF : membres du service commun, formateurs et secrétaires
Aux intervenants extérieurs de l’IRF (personnels du CHU ou hors CHU)
Niveau de compétence et capacités requises
Niveau d’études

BTS secrétariat
Niveau d’expérience

Expérience en secrétariat souhaitée Expérience d’adjoint administratif
Capacités requises

Connaissances

Connaissances en bureautique et en informatique pour l’utilisation des logicielsmétiers et la création de documents : niveau confirmé,
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’IRF et du CHU.

Savoir-faire

Anticipation et priorisation des activités pour l’organisation des journées de travail, Capacité de gestion de son temps de travail
Esprit d’initiative dans son périmètre de responsabilité Savoir assurer un suivi, classer ou archiver
Savoir expliquer, guider et renseigner les étudiants/élèves pendant leur parcours de formation

Aptitudes

Capacité rédactionnelle Organisé
Savoir travailler en équipe Capacités relationnelles et d’écoute Capacité d’analyse et de synthèse. Rigueur
Discrétion

Statut et conditions de travail

Le poste est à 50%.

L’horaire de travail est en 7H40 avec une amplitude entre 8h et 17h. L’organisation pratique peut être en demi-journée ou journée complète.
Le poste est en rythme 1 sans WE et JF, du lundi au vendredi sauf exceptionnellement le samedi de la journée porte ouverte.

Le nombre de CA et RTT est conformément au guide du travail en vigueur dans l’établissement. Les absences prévues sont validées par les deux responsables pédagogiques.
Des congés sont positionnés prioritairement sur les périodes de fermeture en particulier l’été et 2 semaines en fin d’année. Des aménagements peuvent être envisagés et négociés.

Le poste est basé au CHU de Reims dans l’IRF au quatrième étage. Un bureau sera mis à disposition. Les activités d’archivage nécessitent un port de charge mínimal (5kg) et des rangements en hauteur.

**Personne à contacter**
Secteur recrutement du CHU de Reims