Gestionnaire de Scolarité

**Employeur**:
**L’entreprise**

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES:
Le/la gestionnaire de scolarité a pour missions d'exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité, d'informer et d'orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes et de recueillir, traiter et faciliter la Circulation de l'information au sein du service.

ACTIVITES PRINCIPALES:
**Gestion administrative et pédagogique des étudiants 1er et 2ème cycle**:

- Assurer l'accueil, l'information et l'orientation physique, téléphonique des étudiants,
- Procéder aux inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants I er et 2eme cycle
- Assurer le suivi des étudiants (de l'inscription administrative jusqu'à la délivrance du diplôme)
- Préparer les examens facultaires écrits et oraux de 1ère et 2ème session ainsi que des examens classants PASS/LAS et des EDN (examens écrits, ECOS) et participer à leurs surveillances
- Préparer les localisations de postes hospitaliers avec l'AP/HM et l'assesseur aux enseignements hospitaliers.
- Éditer et remettre à l'usager des documents administratifs (attestations, relevés de notes, diplômes...)
- Assurer le relais entre l'équipe pédagogique et les étudiants.

ACTIVITES SECONDAIRES:

- Classer et archiver les documents selon la réglementation d'AMU, avec tri selon la typologie des documents
- Participer au bon fonctionnement du service
- Participer aux évènements de l'UFR : concours, examens, élections...

La Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales accueille 16.000 étudiants.

L'essentiel de la mission se situe sur le site Timone mais de façon ponctuelle l'agent.e peut être amené à se déplacer sur le site Nord.Le service de la scolarité est composé d'une vingtaine d'agents organisé en open space. Le bureau du 1er et 2ème cycle de médecine est lui-même composé de 4 agents placés sous l'autorité hiérarchique du chef de bureau.

Le poste implique des contraintes de présence (périodes d'inscription, préparation des examens et examens).

Positionnement hiérarchique:
Sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service de la scolarité et du chef de bureau du 1er et 2ème cycle.

**Profil**:
COMPETENCES REQUISES:
Connaissance, savoir:

- Maîtrise des modes de communications écrites et orales.
- Maîtrise des techniques de gestion administratives et d'accueil
- Connaissance générale de I'enseignement supérieur
- Connaissance appréciée de la règlementation des études de santé (RIC, Passerelle,)
- Avoir une bonne connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'université et de la composante.
- Connaissances des textes règlementaires liées 1er et2eme cycle des études de médecine

Savoir-Faire:

- Maîtriser l'utilisation des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (APOGEE), des stages (GSM)
- Maîtrise des outils de bureautiques courants : World, Excel, Powerpoint, messagerie
- Savoir rendre compte
- Savoir hiérarchiser son travail
- Savoir respecter les plannings
- Posséder une bonne expression orale

Savoir-Etre:

- Faire preuve d'adaptabilité, de réactivité et de rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Aptitudes relationnelles avec le public et dans l'environnement professionnel/ notamment maîtrise de soi
- Discrétion professionnelle
- Sens de l'organisation et des priorités
- Savoir informer sa hiérarchie et rendre compte

**Un processus de recrutement fluide et transparent**:
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration.

**Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé**:

- **Une flexibilité du travail** : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
- **Un équilibre** **des temps de vie** : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- **Un accompagnement personnalisé** pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social**Gestionnaire de scolarité - F/H***:
**Structure**:

- Composantes - FSMPM

**Localisation**:

- Marseille

**Campus**:

- TI