Assistant de Direction

A seulement 10 minutes de Paris et avec plus de 110 000 habitants, la ville d’Argenteuil est la troisième plus grande ville d'Ile-de-France. Territoire dynamique à travers ses projets d'envergures et ses actions auprès de ses habitants, elle se caractérise notamment par son attractivité culturelle et sportive. Avec une volonté constante d'adapter ses offres de services aux besoins de la population, ce sont plus de 2500 agents qui œuvrent au quotidien au sein des services municipaux.

La direction de l'action culturelle regroupe 9 équipements culturels, de très nombreux projets culturels et partenariats grâce à la mobilisation de plus de 170 agents. La direction de l’action culturelle recherche un assistant de direction H/F.

Sous l'autorité du directrice de l’Action Culturelle, vous assistez la direction en termes d'organisation du travail, de gestion de projets, d'information auprès des équipements culturels et de la Ville, de suivi des dossiers de la direction et de gestion des ressources humaines de la direction de l’action culturelle.

A ce titre, vous assurez les missions suivantes:
Collaborer avec la direction de l’action culturelle:

- Participer à l’organisation des missions de la direction
- Organiser l’agenda les rendez-vous en fonction des priorités
- Organiser et préparer ( dossiers, contenus) les réunions, suivre les ordres du jour et établir les comptes rendus
- Assurer l’accueil des réunions et l’organisation de celles-ci (matériels, liens avec les services connexes )
- Etre le relai entre la direction et les autres services de la direction et de la Ville
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Etre un point de repère dans la bonne tenue des échéances

Assurer le suivi administratif de la direction:

- Gérer le courrier administratif (écriture, mise en page, chrono, enregistrement courrier entrant et sortant, suivi des parapheurs) et suivre les doléances
- Préparer et mettre en forme divers documents ou dossiers
- Suivre les boîtes génériques (culture)
- Tenir un annuaire des contacts importants
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, notes de service, comptes rendus, prises de décisions
- Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers
- Organiser les dossiers de la direction, leur classement et leur archivage

Suivi des projets et activités de la direction
- Assister la direction dans des recherches d’actualités culturelles ( sujets thématiques spécifiques, programmation )

Assurer le suivi des ressources humaines:

- Elaborer, suivre et centraliser les tableaux de bord RH de la direction (absences, maladie, formation, congés, grèves, déplacements)
- Suivre les heures supplémentaires et les déclarations des vacations
- Etre le relai entre la Direction et le service des Ressources Humaines
- Préparer et suivre les instances paritaires (CT, CHSCT)
- Avoir un rôle d’interface et de ressource avec les différents services (procédures etc.)

Accueil téléphonique et physique:

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

**PROFIL RECHERCHÉ**

Titulaire d'un Baccalauréat et/ou BTS Assistant de Direction, vous avez une expérience dans le domaine de l'assistanat. Vous détenez de bonnes notions d’organisation et gestion du temps et connaissez le fonctionnement des services et d'une collectivité territoriale.

Vous possédez de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles et connaissez les circuits et procédures administratives. Vous faites preuve de discrétion professionnelle et de rigueur.

Vous maîtrisez les règles d’orthographe, de syntaxe, de grammaire et le pack office.

Disponibilité et réactivité sont des qualités recherchées pour occuper ce poste.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : à partir de 26 000,00€ par an

Avantages:

- Horaires flexibles
- RTT

Programmation:

- Horaires flexibles

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Exigé)

Expérience:

- tant qu'Assistant(e) de direction: 1 an (Exigé)

Lieu du poste : In person