Gestionnaire de Scolarité Départements See

**Description entreprise**:
L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

Le bureau des licences et masters en Sciences Exactes et Expérimentales gère les activités administratives en lien avec la scolarité des étudiants de l'inscription administrative jusqu'à la diplomation ainsi que celles en lien avec le statut des normaliens. Les équipes de gestionnaires collaborent avec les équipes pédagogiques et assurent l'accueil au public pour informer et répondre aux différentes demandes.

Le service des Etudes et de la Scolarité est composé de 30 agents répartis en 5 bureaux. Le gestionnaire est placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du bureau des Licences/Masters et gestion du normalien.

Il assure pour un département d'enseignement, l'ensemble des actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des élèves normaliens et étudiants, en collaboration avec les directrices de département, les responsables de formation, les enseignants et les services administratifs, dans le respect des textes, règles et procédures.

**Description du poste**:
**Activités principales**:

- Gérer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques de tous étudiants (normaliens élèves, normaliens étudiants et auditeurs de master ou en échange) ainsi que leur scolarité tout au long de leur cursus
- Réaliser tous les actes administratifs liés au statut d'élève fonctionnaire (décision de réintégration, décision de mise en congé pour convenance personnelle, ordre de mission, autorisation de cumul, décision de mise en IR)
- Réaliser tous les actes administratifs relatifs aux parcours pédagogiques (plans d'études pour les normaliens, relevés de notes, attestations de réussite, diplômes)
- Élaborer les plannings, réserver les salles de cours et afficher les emplois du temps en lien avec les enseignants, les responsables de formation et les divers intervenants internes et externes à l'ENS de Lyon.
- Gérer les examens et veiller au bon déroulement des jurys (préparation des documents, suivi des notes, élaboration des relevés de notes provisoires et définitifs)
- Participer à la fiabilisation et à la mise à jour des données du SI-scolarité
- Apporter une assistance aux enseignants dans le cadre des formations et du suivi de cursus des normaliens.
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions à partir des systèmes d'information
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux mails des différents interlocuteurs internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Gérer et suivre les conventions de stage

**Activités secondaires**:

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Assister aux réunions de service et des départements
- Suivre et mettre en oeuvre les PAEH en lien avec la Mission Handicap et le département
- Participer ou représenter la responsable de service à des réunions ou conseils, si nécessaire
- Classer et archiver les pièces administratives des dossiers des étudiants en cours de scolarité et sortants

**Profil recherché**:
**Connaissances**
- Procédures rédigées au sein de la scolarité
- Réglementation liée au statut du normalien élève
- Connaître l'organisation des formations et du LMD
- Modalités de délivrance des diplômes
- Procédures d'archivage de l'ENS de Lyon

**Compétences opérationnelles**
- Savoir rendre compte
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Maîtriser les outils bureautiques standards (word, excel, messagerie, espace « COMMUN » du service des études) et l'environnement numérique (Portail E-services, Portail des Etudes, site des départements)
- Travailler en collaboration avec les gestionnaires des différents départements ou bureaux pour les activités transversales (diplôme de l'ENSL, langues, stages)

**Compétences comportementales**
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
- Rigueur /fiabilité
- Polyvalence
- Sens des priorités
- Capacité d'adaptation / réactivité
- Autonomie
- Résistance au stress en période de pic d'activité