Office Manager

Missions (en binôme avec l'Office Manager de PCM Aménagement Urbain sur le même site) : Accueil physique sur site : Accueil des clients et visiteurs, réception des colis, suivi de la bonne tenue des espaces communs, etc. Traitement de l'information : Gestion des courriers, gestion des appels téléphoniques, gestion des mails reçus sur la boite générique, communication interne, distribution ou récolte de documents, etc. Assistance technique : Envoi de colis, gestion d'agendas, planification de réunions, organisation et coordination d'évènements internes et externes, recherche de fournisseurs, archivage, assistance technique à l'équipe (suivi d'étalonnages, mise-en-forme de documents et rapports, accompagnement d'audits, reprographie, etc.) Relais Moyens Généraux : Aide à la gestion des stocks et commandes fournitures, aide au suivi des interventions des prestataires, aide au suivi des matériels et véhicules, etc. Relais Relations Humaines : Aide à l'onboarding, distribution ou récolte de documents, aide à la demande ou réalisation de badges et cartes d'accessibilité, etc. Comptabilité : Réalisation et dépôt de factures, suivi d'encaissements et aide à relances, réalisation et suivi de commandes fournisseurs, aide au reporting et à la mise-à-jour de bases de données, etc. Administratif : Montage de dossiers administratifs pour appels d'offre publics ou privés, collecte de dossiers techniques et financiers et envoi dématérialisé, complétude de dossiers administratifs, etc. Commercial : Réalisation et suivi de certificats de capacités et de fiches références, mise-à-jour de fichiers clients, etc. Qualifications requises BTS d'assistant(e) manager et/ou d'assistant(e) de gestion PME-PMI Compétences techniques Maîtrise de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.). Bon niveau de français, écrit comme oral. Première expérience sur progiciel de gestion (ERP) et plate-forme de dématérialisation (Chorus Pro). Notions de comptabilité et connaissance du fonctionnement des marchés publics et privés. Qualités personnelles Sens du service. Capacités d'adaptation et souplesse d'esprit. Qualités relationnelles. Adaptabilité aux différents contextes et interlocuteurs. Sens des priorités. Bonne réactivité et grande rigueur dans l'organisation. Polyvalence et autonomie. Sens de l'écoute et de la discrétion. Débrouillard(e), bon sens et dynamisme. Curiosité, soif d'apprendre.
- **Qualification**:Technicien
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:3 ans
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Permis**:B - Véhicule léger
- **Compétences recherchées**:

- Techniques de numérisation
- Outils bureautiques
- Organisation d'évènements
- Gestion administrative
- Méthode de classement et d'archivage
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise,...)
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Concevoir un tableau de bord
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Accueillir une clientèle
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Archiver des documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
- Saisir des documents numériques
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Préparer et organiser des réunions
- Maîtrise PACK OFFICE (Word, Excel, Powerpoint)
- Travail en équipe
- Autonomie
- Rigueur