Assistante Administrative

Le poste d'assistante administrative est à pourvoir au sein de l’association ADERE, 75020 Paris

L’association ADERE, loi 1901 à but non lucratif, a pour mission:

- de dispenser un enseignement théorique et pratique, pour la préparation au Diplôme d’Etat d’ergothérapeute,
- d’organiser des travaux de formation et de recherche en ergothérapie

L’équipe est composée de 8 salariés permanents

L'assistant-e est hiérarchiquement rattaché-e à la directrice de l’ADERE
:
Poste temps plein - CDI

A pourvoir au 4 novembre 2024

Convention Collective Nationale de l’Enseignement Privé Indépendant du 27 novembre 2007 (IDCC n° 2691, brochure n°3351).

Catégorie professionnelle : Technicien

ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE
- Assister la Direction dans l’organisation quotidienne du travail
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Traiter le courrier postal et assurer son suivi (réception, ouverture, distribution)
- Gérer les dossiers inhérents au recrutement des étudiants, à leur scolarité (diplôme d’état)
- Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des différentes réunions, commissions (CAC ) et leurs logistiques (envoi des convocations, préparation des salles,), et rédiger les comptes-rendus
- Saisir, mettre en forme des documents variés, les reproduire et les diffuser
- Organiser, saisir et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, dossier d’étudiants
- Participer à la mise en œuvre de procédures inhérentes à son activité
- Participer à la réalisation de bilans d’activité
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
- Assurer le classement et l’archivage des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions
- Gérer les fournitures et matériels de bureau (photocopieuse, fournitures de bureau)
- Rendre compte de l’état d’avancement des différents dossiers
- Traiter des dossiers dans leur globalité avec et sous la responsabilité de la direction (parcourSup, inscription des étudiants )

COMPETENCES PRINCIPALES

CONNAISSANCES REQUISES POUR LE POSTE
- Maîtriser les techniques de rédaction administrative
- Maîtriser les techniques de communication orale et écrite
- Travailler en équipe et au contact du public
- Utiliser les logiciels spécifiques du domaine de la formation ainsi que les logiciels courants (Word, Excel, Powerpoint,)
- Evaluer et hiérarchiser les besoins
- Gérer les aléas inhérents au domaine d’activité
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Renseigner les interlocuteurs
- S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés

COMPETENCES PROFESSIONNELLES
- Rigueur, capacité d’organisation, sens de l’initiative, autonomie
- Capacités relationnelles, sens de l’écoute et de l’accueil
- Capacités d’adaptation, réactivité, esprit d’équipe
- Discrétion, confidentialité

PRE-REQUIS

Bac+ 2 minimum

POUR POSTULER

CV + lettre de motivation à envoyer à Mme Yolaine ZAMORA, Directrice de l’ADERE:
Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 32 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Disponible le week-end
- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Repos le week-end
- Travail en journée
- Travail posté

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 3 ans (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 04/11/2024