Assistant(E) de Direction Administratif

**Assistante de direction Pinel et Pinel**

**Missions principales**

**Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil**
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

**Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant**
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Gérer les notes de frais des cartes bleues pro des salariés (2 cartes)
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL ).

**Communication**
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus ).
- Rédiger des communiqués de presse pendant les temps forts de l’année (Saint Valentin, fête des mères, fête des pères, noël, jour de l’an )
- Être l’interlocuteur avec l’agence de presse, organiser des rdvs et des points tous les 6 mois sur les nouveaux supports de communication à diffuser
- Valider et contrôler les légendes des posts instagram, tiktok via un calendrier excel communiqué par la community manager (une bonne maitrise de codes instagram et tiktok est essentielle)
- Communiquer sur les actualités de la maison Pinel et Pinel via linkedin

**Activités éventuelles**
- Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations. (Tri des CV et transmission au service concerné puis organisation des entretiens)
- Réaliser un suivi administratif du personnel. (Lorsqu’il y a de nouveaux arrivants : commander un badge d’accès, créer un profil ticket restaurant, leur proposer l’offre de mutuelle - Tout cela en relation avec le DAF)

**Logistique**
- Assurer le suivi lors des envois de colis de petits formats (DHL, Fedex et Colissimo) ainsi que le suivi et l’envoi de gros colis : malles, colonne à cigares (Via un réseau de transporteur)
- Assurer le suivi des documents administratifs relatifs aux envois (Dans un classeur à chaque envoi, garder une copie de la facture, du bon de livraison, du devis, du bordereau d’envoi et de la lettre du transporteur s’il y a)
- Assurer le suivi de commandes de coursiers dans Paris pour aller d'un endroit A à B (savoir anticiper)

**Rattachement hiérarchique**
- L’assistant de direction sera rattaché aux personnes suivantes : _
- P-DG (président-directeur général)
- DG (directeur général/directrice générale)
- Directeur de la création
- Directeur administratif et financier

**Diplôme souhaité**
- Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI
- Formation de niveau Bac +5
- Master (économie, gestion, lettres, langues ou droit)
- Diplôme d’école de commerce

**Expérience attendue**

Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial est habituellement requise. La connaissance du domaine d’activité de l’entreprise peut également être demandée.

**Compétences techniques**
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise )
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Connaissance des techniques de prise de notes
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
- Maîtrise de l’organisation d’événements
- Connaissances en droit du travail et législation sociale
- Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
- Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
- Bon niveau d’anglais, ainsi que d’autres langues (selon l’activité et les implantations de l’entreprise)

**Rémunération**
- 3300 à 4500 euros brut selon expérience

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 3 300,00€ par mois

Horaires:

- Période de travail de 8 Heures

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 3 ans (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/09/2025