Assistant - Assitante de Direction

Au sein de la direction générale adjointe Transformation Écologique et Économique du Territoire (TEET), la direction Transitions Énergie Climat (DTEC) est composée de 33 agents-es répartis-es en trois services : Énergie et Territoire, Pilotage et Finance Climat, Coopération et Animation des Transitions.

Elle porte le développement des énergies renouvelables et des réseaux de chaleur sur le territoire et assure le pilotage du Plan climat, le suivi de la démarche Territoire engagé en transition écologique et l’évaluation Carbone, ainsi que l’accompagnement des transitions écologiques par l’animation de réseaux d’acteurs internes et externes.

**Gestion du temps**
- Pour le/la Directeur-trice_ : c_onstruire, en lien étroit avec l’assistant-e de le/la DGA TEET, l’agenda hebdomadaire de le/la directreur-trice en tenant compte de l'agenda de la DGA et des élus, réunions régulières, priorités / urgences.
- Pour les chef-fes de service (Coopération et animation des transitions, Pilotage et finance Climat) _:_ veiller à la cohérence des agendas des encadrants de la direction.
- Pour les agents-es de la direction : organiser (occasionnellement) des déplacements et voyages d’étude, assurer le suivi du temps de travail des agents-es via l'OGST (préparation et saisie des congés et jours de télétravail, maladie ) en lien étroit avec le service AGR et, tenir à jour des tableaux de congés de la direction.

**Accueil physique et téléphonique**:

- Assurer, avec les autres assistants-es de la DTEC, l’accueil en faisant preuve de disponibilité et d’amabilité afin de donner la meilleure image de la Direction et de fluidifier les échanges, faciliter l’organisation et la fonctionnement de la Direction.
- Tenir à jour les répertoires de contacts internes et externes de la Direction.

**Communication / Information**
- Participer au réseau des assistants-es de la Direction générale adjointe TEET.
- Veiller à la bonne diffusion de l’information et aux respects des consignes par les agents-es de la direction.

**Gestion du courrier et des notes**
- Veiller au respect des circuits/procédures et s’assurer du suivi des parapheurs (notamment via le logiciel Elise).
- Assurer la distribution du courrier en portant une attention aux courriers signalés (réponse attendue à signature DG/Elus, urgence, sensibilité signalée etc.).
- Enregistrer dans le logiciel de gestion du courrier Elise en veillant au respect de la grille de diffusion.
- Assurer la diffusion des retours des notes au/à la directeur-trice, aux chef-fes de service et aux agents-es.
- Suivre les demandes de notes en lien avec les engagements de la Maire et de la Présidente en s’assurant d’un envoi des éléments attendus dans les délais impartis.
- Classer et archiver en respectant un plan de classement et les règles en vigueur à l’EMS.

**Fonction de rédaction**
- Contrôler la qualité rédactionnelle (orthographe/grammaire/syntaxe) et mettre en forme les notes et les courriers en veillant au respect stricte de la charte graphique.
- Préparer les parapheurs et s’assurer de leur complétude avant envoi.
- Rédiger ponctuellement des documents (notes, courriers) suivant les consignes de le/la directeur-trice ou des chef-fes de service, ainsi que des comptes rendus et relevé de décision à la demande du/de la directeur-trice.
- Créer, enregistrer et suivre la validation des délibérations Ville et Eurométropole via le logiciel Air Délib.

**Organisation de réunions**
- Organiser des COTECH, COPIL, réunions et assemblées multi-partenariales, grands évènements (interne et/ou grand public) etc. en lien avec les secrétariats des élus, de la DG et des autres directions (réservation des lieux, logistique et commandes afférentes, invitations...).
- Accompagner les préparations des ordres du jour des réunions de direction et des réunions périodiques avec les élus de compétence.
- Préparer, centraliser et diffuser des dossiers et de tous les documents afférents (transmission préalable des présentations pour information et/ou validation, diffusions a posteriori).

**Suivis spécifiques**
- Préparer et assurer la transmission et le suivi des ordres de service, bons de commande, factures simples en lien étroit avec le service AGR.
- Prendre en charge certains dossiers spécifiques et les gérer en propre.

Sous la responsabilité de le.la Directeur.trice, et en lien avec deux assistantes que vous coordonnez, vous assurez le secrétariat de la Direction et celui de deux chef-fes de service (Coopération et animation des transitions, Pilotage et finance Climat).

Vous assistez le.la Directeur.trice ainsi que les deux chef-fes de service en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers, ainsi que les chefs-fes de projet et les chargés-es de mission des services Coopération et animation des