Assistant-assistante de Direction

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Les actions menées par la Direction Solidarités, Santé, Jeunesse visent à favoriser le vivre ensemble, le bien-être et la cohésion sociale et ainsi lutter contre les inégalités pour donner à chacun une place pleine et entière à travers un ensemble de services et d’actions de proximité adaptée aux enjeux de territoire.

**_Activités principales:_**

**_ Au titre du service LCE/CCAS :_**
- Assurer un appui administratif: gérer la réception, le traitement et la diffusion du courrier entrant et sortant dans le logiciel Elise, gérer l’agenda des responsables et des chef-fes de projets tout en organisant les priorités et les urgences ; préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rdv ; préparer et organiser les réunions, organiser le classement et l’archivage des documents y compris dématérialisés, diffuser les informations.
- Participer à des réunions en rédigeant les comptes rendus et relevés de décision.
- Concevoir et rédiger des courriers courants, notes et rapports tout en assurant le respect des circuits/procédures et le suivi des parapheurs (notamment via le logiciel Elise).
- Créer, enregistrer et suivre la validation des délibérations Ville et Eurométropole via le logiciel Air Délib.
- Élaborer des tableaux de bord, produire des statistiques et collaborer au bilan d’activités.
- Gérer les interpellations écrites des habitants en proposant des courriers ou mails de réponses tout en respectant les délais (BAL, Elise ) en lien avec le-la chef-fe de projets EPV.
- Assurer l’interface avec le service Ressources dans le suivi de l’instruction des demandes de subventions déposées par les associations.
- Réaliser le suivi des demandes de financement du CCAS auprès de l’Etat.
- Assurer la liaison et la coordination avec les partenaires institutionnels (Etat, CeA, CAF) et les associations caritatives.
- Préparer et suivre en autonomie et en appui au.à la secrétaire général-e du CCAS l’évènement « Village du partage » dans le cadre de l’opération « Strasbourg, Capitale de Noël ».
- Assurer le portage du dossier de la billetterie en lien avec la direction des sports, piscines et plan d’eau à destination du public hébergé ou accompagné par les associations caritatives.
- En l’absence de l’assistant-e ressources humaines du service, prendre le relais dans la gestion de l’outil du temps de travail:

- Mettre à jour en lien avec le-la secrétaire général-e du CCAS, le fichier contact des associations du service.
- Gérer les achats du service (ordre de service, achats, factures, )

**_ Au titre du département logement/FSL : _**
- Assurer le secrétariat de la mission logement notamment le suivi des dispositifs d’accès au logement (logements réservataires, logements AIVS, IML ), en lien avec la responsable, assurer le suivi des situations locatives complexes (accès et maintien) qui nécessitent une vigilance spécifique.
- Sur les expulsions locatives : préparation et secrétariat des COPIL « maintien dans les lieux » (préparation des dossiers, comptes rendus, invitations, organisation et participation à l’instance).
- FSL : aide à la préparation, à l’envoi et au suivi des conventions financières d’habilitation des organismes d’accompagnement social liés au logement, rédaction des comptes rendus de réunions de service.
- Assurer le recensement des besoins et commandes logistiques pour le bon fonctionnement du service.

**Activités secondaires**:

- Peut ponctuellement, en l’absence du secrétariat assurer l’accueil téléphonique du pôle d’accueil et d’accompagnement social.
- Assurer la permanence téléphonique à l’échelle de la direction.

Rattaché-e au service Lutte contre l’exclusion - CCAS, vous assistez le-la chef-fe de service, le-la secrétaire général-e du CCAS ainsi que le-la responsable du département Logement/FSL afin d’optimiser la gestion de leur activité et prenez en charge des dossiers complets et/ou des évènements spécifiques.

Vous serez également amené-e à appuyer le-la chef-fe de projets Espace Public et Vulnérabilité, le-la coordinateur-coordinatrice Logement dans la gestion de leurs activités et les cadres du service.
- De formation BTS assistant manager ou équivalent.
- Expérience de 2 ans minimum en assistanat et secrétariat de direction souhaitée.
- Maîtrise des techniques de secrétariat.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et capacité d’adaptation aux logiciels métiers.
- Connaissance des règles/usages administratifs et du fonctionnement/rôle d’une collectivité territoriale.