Executive Assistant

Fondée en 1948, l'UIA est une fédération d'organisations professionnelles nationales qui œuvrent pour unifier les architectes, influencer les politiques publiques et faire progresser l'architecture au service des besoins de la société. L'UIA représente les architectes à l'échelle mondiale, contribue à l'élaboration de normes internationales communes pour l'architecture et offre un forum unique d'échanges, de rencontres et de mise en réseau sur l'architecture et pour les architectes_._

L'Union est dirigée par un Conseil élu pour un mandat de trois ans. L'UIA est connue pour ses Congrès et Forums organisés dans différents pays.

Le travail de l'UIA est principalement mené à travers ses Commissions et ses Programmes de travail, qui rassemblent des architectes et des experts externes du monde entier dans les trois domaines thématiques suivants:

- l'éducation
- Pratique professionnelle
- Le développement durable

Le Secrétariat général de l'UIA est basé à Paris et constitue le cœur de l'organisation. Le Secrétariat est chargé d'organiser les réunions et les événements de l'Union ainsi que de mettre en œuvre ses politiques. Il est composé d'une équipe d'employés et de prestataires de services externes.
Le secrétariat, actuellement en cours de réorganisation, se compose d'une petite équipe de quatre personnes, épaulée par deux architectes jouant le rôle de coordinateurs et d'un soutien externe supplémentaire.

Dans le cadre de sa nouvelle structure organisationnelle, l'UIA propose des postes stimulants et des opportunités de développement professionnel.

**Procédure de recrutement**:

- Un CV
- Une lettre de motivation (LM) en français et en anglais
- Des références professionnelles susceptibles d’être contactées (2-3 idéalement)
- Une copie de vos diplômes
- **Entretiens**

Si vous êtes sélectionné(e), la procédure de recrutement se déroule en deux entretiens:

- Entretien à distance : 20 ou 21 février
- Mode : Entretien via ZOOM
- Le cas échéant, entretien en présentiel à Paris : 26 février
- Lieu : UIA, Tour Montparnasse, 33 avenue du Maine, 75015 Paris, 47ème étage

Reporting directly to the UIA Executive Director and the UIA's elected International Officers, and working as part of a team with diverse responsibilities, the Executive Assistant’s primary areas of focus will be administrative tasks and supporting UIA Council and Working Bodies matters.

**Post Description**:
This role involves versatile secretarial tasks, including comprehensive administrative support such as translation (English and French), preparing meetings minutes, routine office correspondence, drafting communiqués and managing administrative logistics (diary management, in-person/online meetings, travel arrangements). These tasks may evolve based on the profile and the UIA’s needs.

Moreover, as part of a collaborative environment within the UIA Secretariat, the Executive Assistant will participate in all cross-functional activities undertaken by the organisation.

Given the role’s emphasis on documentation and correspondence in English, a very high level of proficiency in English is essential, along with an excellent command of French.

**Main activities**:

- Draft minutes of meetings, correspondence and reports in both English and French.
- Proofread and translate documents in both languages.
- Monitor exchanges.
- Receive, classify, distribute and follow-up of UIA mail.
- Provide general secretarial services.
- Manage agendas and prepare meetings, including logistics (in-person / virtual, hybrid), file management, and preparation/editing of support materials.
- Handle travel management.
- Manage expense accounts.
- Archive correspondence and documents.
- Organise surveys and produce statistical overviews.
- Produce reports on meetings or projects.
- Conduct research on specific topics.
- Update the UIA website.
- Assist the Communication Officer.
- Participate in various transversal activities associated with the Secretariat.

**Skills**
- Language Proficiency; Bilingual in French and English.
- IT Proficiency: Competent in Microsoft Word, PowerPoint, Excel and other digital media. Familiarity with tools such as Mailjet, WordPress, and Adobe Creative Suite (Illustrator, Photoshop, InDesign).
- Secretariat Skills Proficient in note-taking, writing meeting minutes, drafting correspondence and reports.
- Communication tools: Adept in using various communication platforms.
- Administrative Competence: Skilled in managing correspondence and documentation, and office-related matters.
- Bookkeeping: Experience with office bookkeeping tasks.

**Profile**
- Highly motivated with a strong sense of responsibility.
- Interest in the architectural profession and international affairs.

**Competences**
- Ability to organise and prioritise tasks effectively.
- Proactive, adaptable and flexible.
- Team-oriented, with the ability to work collaboratively.
- Autonomous, with the ability to take responsibility for tasks.
- Capacity to undertake simple r