Secretaire de Mairie

**Mission du poste**:
Collaboratrice du Maire et des élus municipaux, vous assurez la mise en œuvre des activités de la Mairie de La Chapelle-Rablais.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assistance à l’autorité territoriale
- aider à la décision et conseil aux élus
- assister l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
- contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal
- préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,
- suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture).

Élaboration du Budget /dossiers de subventions / marchés publics
- élaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie.
- assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets.
- assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics.
- suivi gestion des régies municipales
- comptabilité - établissement de la paye

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Secrétariat du Maire et des élus
- préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
- veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.
- Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs.
- répondre aux courriers divers (particuliers, administrations-).
- participer aux réunions diverses

COMPÉTENCES MOBILISÉES
- connaissances des Instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes,
- code général des collectivités territoriales
- cadre juridique de la responsabilité civile et pénale
- maîtrise des procédures budgétaires et comptables (nomenclature M14, M49)
- bonne connaissance du droit administratif et statutaire
- connaissance de la législation des marchés publics.

Diverses Procédures administratives.
État civil
- Aide à la rédaction et suivi des actes d’État Civil:

- Informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil.
- Rédiger les actes de l’État Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès).
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
- Délivrer les autorisations administratives en matière
- Apposer les mentions marginales.
- Suivi des registres d’État Civil et suivi des déclarations d'actes:

- Suivi de la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l’Officier d’État Civil lors de la célébration des mariages.
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, ,-)
- Gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).

Suivi des formalités administratives diverses
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes
- suivi avec les autorités militaires
- Information générale à l’État civil
- Code civil - Règles communes à la rédaction des actes d’État Civil
- Procédures relatives au mariage
- Droit des étrangers résidant sur le territoire - Techniques rédactionnelles administratives

Élections politiques et professionnelles
- Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations.
- Aide à la préparation des réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer,
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes,
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement),
- Code général des collectivités territoriales,
- Code électoral.

Aide à la Gestion du cimetière
- Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
- Conseiller la hiérarchie/élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions.

Ressources humaines
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents,
- Suivi de l’absentéisme, des dossiers assurance statutaire,
- Élaborer les actes administratifs (contrats, positions, etc-)
- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation).

**Assurer une veille juridique**:

- Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire et technique,
- rédiger des documents administratifs, conventions
- Source du droit (Statut de la FPT, code du travail, législation sociale, jurisprudence-)
- Règles relatives à l’accès aux documents administratifs,
- Instances, processus et circuits de décision,
- Consignes définies par la hiérarchie, pouvoir de police du maire.

Autres activités
- participation à l’accueil physique et té