Chargé Du Secrétariat Et Des Courriers

La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
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Vos missions
Rattaché au Cabinet du Maire, vous jouez un rôle central dans le traitement quotidien de la correspondance du Maire et dans le bon fonctionnement du secrétariat.
**Voici vos missions**:
Assurer le suivi rigoureux de la correspondance entrante et sortante du Maire (courriers, mails) ;
Préparer, mettre en forme et suivre les courriers de réponse à destination des partenaires externes (institutions, associations) et des administrés ;
Assurer l’accueil téléphonique du service ;
Veillez à la bonne représentation de la Ville dans les instances statutaires des associations et organismes, à l’échelle locale ou nationale ;
Assurer le secrétariat des réunions municipales présidées par le Maire (Conseil municipal, réunions de la majorité municipale ).
**Contexte et environnement de travail**:
Vous travaillez en lien étroit avec les services de la Ville, le secrétariat particulier du Maire, du Directeur du Cabinet et des élus ;
Vous contribuez à la bonne organisation interne du Cabinet (gestion des plannings, coordination des documents à signature, relai d’information ).
**Vos champs d’intervention**:
Sujets liés à l’organisation de la Ville et aux préoccupations des habitants ;
Gestion des priorités et respect des délais dans le traitement des dossiers ;
Interface efficace entre les services internes et les acteurs externes.
Ce que l'on recherche
Vous disposez d’une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral, et vous êtes particulièrement vigilant à l’orthographe, au style et à la clarté des messages ;
Vous savez relayer fidèlement les consignes et les informations, et vous êtes capable de rédiger des courriers de qualité dans des délais contraints ;
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants ;
Vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité territoriale, la vie municipale, ainsi que l’organisation interne des services et des instances décisionnelles ;
Doté d’un grand sens de la discrétion et du service public, vous faites preuve d’un excellent relationnel, d’un esprit positif et d’une réelle capacité d’adaptation ;
Vous êtes autonome et savez prendre des initiatives ;
Enfin, vous êtes capable d’organiser vos tâches de manière rigoureuse, de hiérarchiser les priorités et de respecter les délais même en situation d’urgence.
**Eléments de rémunération**:
IFSE Groupe 8
**NBI**: 10 points pour les titulaires
Ce que l'on vous propose
**Un cycle de travail au choix**:
35h
36h30 donnant droit à 9j de RTT
**Du télétravail possible selon les postes**: 1j/semaine après 3 mois sur le poste
Des primes collectives en juin et décembre
Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
Une politique active de formation
Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
Une allocation vacances pour les enfants
Un comité des œuvres sociales (équivalent comité d’entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël
La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.
**Titre**: CHARGÉ DU SECRÉTARIAT ET DES COURRIERS F/H
**Type de recrutement**: Emploi permanent
**Ville**: LILLE CEDEX
**Pôle**: Services Rattachés au Maire
**Filière(s)**: Administrative
**Catégorie(s)**: C
**Cadre(s) d'emplois**: Adjoints administratifs territoriaux
**Grade(s)**: Adjoint administratif ; Adjoint administratif principal de 1ère classe ; Adjoint administratif principal de 2e classe
**Date prévisionnelle d'embauche**: 01/11/2025
**Contact RH pour l'offre**: Julie LESAGE - Chargée de recrutement
**Réf.**: P-2025-1008