Un.e Gestionnaire Administratif-ive Assistant-e D'équipe de Recherche

**L’Université Paul-Valéry Montpellier 3** (UPVM3) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.

Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.

Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.

Contexte du recrutement

Missions

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique, logistique et administrative au sein de l'équipe de recherche LAGAM, en réalisant des actes administratifs, financiers et de gestion des ressources humaines, dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur, en gérant les équipements et en participant au bon déroulement des activités de recherche

Gestion administrative et financière:

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Participer à l'élaboration du budget, suivre son exécution et réaliser des tableaux de bord et bilans.
- Gérer les missions et déplacements (réservations, organisation logistique).
- Préparer les réponses aux enquêtes des tutelles.
- Assurer le lien avec les services support de l'université.

Accueil et Information:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Informer et accompagner les personnels de l'équipe dans leurs démarches et projets.
- Assurer la circulation de l'information au sein de l'équipe.

Organisation et Logistique:

- Tenir l'agenda, organiser les réunions de l'équipe (préparation, comptes rendus).
- Assurer le soutien logistique des activités du service et des manifestations (colloques, conférences, etc.)

Gestion des Ressources Humaines:

- Constituer et contrôler les dossiers de recrutement (personnels statutaires et contractuels).
- Assurer le suivi des contrats et des conventions de stage.

Communication et Information:

- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Mettre à jour le site internet de l'équipe.
- Créer des supports de communication (affiches, programmes, etc.).
- Alimenter des bases de données relatives à la gestion.
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humaines

CompétencesCONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaissances générales sur les EPSCP et l’organisation de la recherche publique
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Techniques d’élaboration de documents
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécifiques à l'activité.
- Environnement et réseaux professionnels
- Intérêt pour la discipline (Géographie, Cartographie).
- Culture internet
- Anglais

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Maîtriser les outils bureautiques et en ligne (Notilus, WordPress, Canva, Google)
- Travailler en équipe
- Concevoir des tableaux de bord et des indicateurs
- Rédaction de documents
- Réaliser des synthèses

SAVOIRS ÊTRE
- Capacité à écouter et à s'adapter à différents interlocuteurs
- Sens de l'organisation
- Rigueur et fiabilité.
- Faire preuve d'autonomie, d'initiative et de réactivité
- Respecter la confidentialité des informations
- Rigueur, fiabilité
- Sens de l'organisation
- Anticipation des besoins
- Rester à l'écoute des doctorants

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
- Baccalauréat minimum
- Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative, ou équivalent.
- Expérience souhaitée dans un environnement administratif et/ou de recherche.

Rémunération

Par référence à la grille de rémunération de l’université soit entre 1113€ brut mensuel et 1152 € brut mensuel en fonction de l’expérience acquise sur des fonctions similaires.

Lieu d'exerciceCampus Site Route de Mende MONTPELLIER

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 113,00€ à 1 152,00€ par mois

Nombre d'heures : 23 par semaine

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel