Secrétaire Du Bureau D'appui à La Pédagogie

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: Au sein de la Faculté des Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines (ALLSH), le Bureau d'Appui à la Pédagogie (B.A.P) a pour mission principale le soutien à l'enseignement, l'appui auprès des enseignants dans le cadre de toutes leurs demandes relevant des activités de secrétariat pédagogique ainsi que la gestion des activités liées à l'offre de formation. 11 fonctionne dans le respect du principe de continuité de service, avec une large amplitude horaire d'ouverture et repose sur la mutualisation des compétences et la polyvalence des agents qui y sont affectés. Le BAP concerne les quatre départements de psychologie et le département des sciences de l'éducation. Le secrétaire du BAP intègre une équipe de 5 secrétaires placée sous l'autorité d'un Responsable Administratif (RA). L'agent sera 50% au Centre de formation des psychologues de l’Éducation Nationale (PsyEN) et 50% au Bureau d'Appui à la Pédagogie de psychologie et sciences de l'éducation (BAP PSE). Missions spécifiques au Centre de formation des PsyEN: - Appui au directeur du centre et aux enseignants intervenants (organisation de réunions, gestion des enseignements, etc.), - Instruction de dossier de stagiaires et des étudiants de l'Université, en relation avec le service de la scolarité (réception, centralisation et transmission des certificats de scolarité, cartes étudiants, conventions de stage), - Gestion et suivi du dossier des stagiaires, des personnels spécifiques et particuliers, - Instruction des dossiers des vacataires enseignants (dossier de recrutement et services faits), - Alimentation de la base de données des stagiaires (Access, Word, Excel), - Publipostage pour la convocation aux jurys de soutenance et pour les réunions de tuteurs, avec envoi de rapports de stage, - Saisie des commandes et des missions. Missions spécifiques au BAP PSE: - Soutien à l'enseignement, appui administratif aux enseignants dans le cadre des activités pédagogiques, - Gestion des emplois du temps et des salles de cours, nécessaires aux enseignements de la/des filières gérés par le BAP, - Gestion des groupes de TD et suivi des problèmes d'inscription aux groupes de TD, en lien avec le service de la scolarité, - Accueil des intervenants extérieurs, formalités d'accès sur le campus, - Collecte des mémoires et des rapports de stages, - Mise à jour et saisie des déclarations de services des enseignants titulaires, - Soutien à la préparation des maquettes d'accréditation, - Soutien à l'évaluation des enseignements. Activités communes: - Communication: - Mise à jour du site web et des plaquettes de formations, - Affichages (emplois du temps, informations diverses, etc.), - Mise à jour du Référentiel de l'Offre de Formation, - Participation à des salons et/ou des manifestations sur l'offre de formation, - Missions spécifiques en fonction des pics d'activités : le secrétaire de BAP sera amené à venir en appui au RA dans toutes ses missions. - Secrétariat: - Accueil et information en présentiel et téléphonique, - Gestion du courrier, des parapheurs, et des courriels, - Réponse aux enquêtes portant sur les enseignants/étudiants de la /des filières gérées par le BAP. - Soutien logistique: - Reprographie, prêt de matériels, mise à disposition des clés, - Relais entre la Direction Numérique et la Direction d'Exploitation de Patrimoine Immobilier et de la Logistique : photocopieurs, bons pour travaux, demandes de stationnement, - Mobilisation ponctuelle lors des élections. **Profil**: **Connaissances et savoirs**: - Bonne connaissance de l'organisation des études universitaires et de l'offre de formation de ALLSH, - Techniques d’accueil téléphonique et physique, - Techniques de communication. **Savoir-faire**: - Accueillir et prendre des messages, - ƒƒAccueillir les populations concernées, - ƒƒEnregistrer et classer les documents, - ƒƒRédiger des rapports ou des documents, - Maîtrise des outils bureautiques (Access, Word, Excel), - Un plus serait de connaître les logiciels utilisés : ADE, ARES, ROF, - Travailler en équipe, - Savoir rendre compte, - Respect de