Assistant(E) de Direction

**PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE**:
La Fédération Régionale de Recherche en Psychiatrie et Santé Mentale Occitanie (FERREPSY Occitanie) a pour objectif de fédérer l’ensemble des acteurs de la santé mentale et de la psychiatrie à l’échelle régionale pour favoriser les actions qui visent à améliorer la santé mentale et la qualité des soins en psychiatrie.

La FERREPSY Occitanie regroupe tous les types d’établissements concernés par les agréments sanitaires en psychiatrie (CHU, CH, CHS, ESPIC, Cliniques privées, associations, fondations ) et couvre l’ensemble de la psychiatrie (périnatale, enfance, adolescence, adulte, personnes âgées) et la totalité des modalités de soins disponibles dans la Région Occitanie.

En 2024, la Fédération regroupe 33 établissements au sein de la Région.

Elle s’appuie sur des membres actifs, une Assemblée Générale, un Conseil d’Administration, un Conseil Scientifique et son bureau exécutif et sur une équipe de coordination.

Les actions développées et portées par la FERREPSY se coordonnent autour de différents axes de travail (manifestations scientifiques, formation, recherche, amélioration des pratiques, Observatoire régional santé mentale Occitanie, ViaPsy).

L’équipe de coordination travaille dans une logique interdisciplinaire visant à mobiliser et à fédérer les acteurs de la Région autour de projets communs régionaux au regard des missions qui lui sont confiées.

L’équipe de coordination pluridisciplinaire est actuellement composée de 15 personnes. L’extension du périmètre, des supports d’accompagnement et du nombre de projets nécessite de compléter les ressources humaines de l’équipe par un(e) deuxième assistant(e) de direction.

Les deux assistant(e)s de direction sont polyvalent(e)s et complémentaires sur l’ensemble des tâches, tout en restant néanmoins « référent(e) » de plusieurs projets dans le cadre des axes de travail.

**LES MISSIONS**

**Mission générale**: Apporter son soutien en matière de gestion administrative, d'information et de suivi des dossiers au directeur et aux co-directeurs. Optimiser le fonctionnement de l’équipe de coordination, la relation avec les établissements membres de la Ferrepsy et les partenaires extérieurs et faciliter les capacités opérationnelles de l’équipe de coordination.

**1. SECRÉTARIAT ET GESTION DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS**
- Etre l’interface de l’équipe de coordination et des différents interlocuteurs internes et externes. Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre les demandes et s’assurer du retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Mettre à jour et suivre les tableaux des contacts et des référents pour chaque établissement membre et gérer le suivi complet du dossier administratif de chaque établissement membre (convention, liste contacts,...)
- Participer à l’organisation des réunions de l’Assemblée Générale et du Conseil Scientifique : ordre du jour, gestion des échéances, suivi des procurations,
- Rédiger comptes rendus, notes et courriers à partir de réunions, consignes orales et/ou dossiers
- Organiser et mettre à jour le classement et l’archivage des dossiers (informatique ou papier)
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting )
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de chaque dossier

**2. ÉVÈNEMENTIEL : ORGANISATION LOGISTIQUE DES MANIFESTATIONS SCIENTIFIQUES**
- Assurer la gestion du planning des manifestations scientifiques
- Communiquer sur les manifestations scientifiques : mailing, newsletter, création événement sur les réseaux sociaux et site internet
- Assurer la gestion et le suivi complet des fournisseurs (réservation salle/traiteur, négociations avec les fournisseurs, relance, préparation budget)
- Assurer la gestion et le suivi complet des inscriptions (mise en ligne de la billetterie, suivi du tableau des inscriptions, préparation des badges et feuilles de présence, gestion des formulaires d’inscriptions, relances)
- Gérer l’accueil des participants et intervenants et les relations avec les fournisseurs, lors des journées scientifiques
- Gérer et suivre les questionnaires satisfaction
- Préparer un bilan par manifestation
- Récupérer les présentations des intervenants pour mise en ligne sur le site internet

**3. PARTICIPATION AUX ACTIVITÉS TRANSVERSALES DE l’ÉQUIPE DE COORDINATION**
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (mailing, site internet, communication autour des évènements partenaires,)
- Participer à la rédaction du bilan annuel

**COMPÉTENCES**
- Aisance avec l’outil informatique
- Connaissances en gestion administrative et des normes rédactionnelles
- Capacité de synthèse de l’inform