Secrétaire de Direction

**Descriptif**

Abréviations et références réglementaires

CHU Centre Hospitalier Universitaire
IFSI Institut de Formation en Soins Infirmiers
IRF Institut Régional de Formation
ICOGI Instance Compétente pour les Orientations Générales de l’Institut
SCTPSIE Section Compétente pour le Traitement des Situations Individuelles des Etudiants SCTSD Section Compétente pour le Traitement des Situations Disciplinaires
SVE Section de Vie Etudiante
Références

Arrêté du 31 juillet 2009, modifié le 26 juillet 2013, relatif à la formation conduisant au diplôme d’Etat d’infirmier,
Missions et activités

Missions générales

Au sein de l’IFSI, la secrétaire a pour mission principale d’organiser la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications professionnelles. Elle assure la coordination et la gestion administrative de tous les points clés de la formation infirmière et de la formation continue.

Missions et Activités

Missions organisationnelles en lien avec le parcours de formation IFSI:
Rentrée
Collaboration avec les différents partenaires pour préparer, planifier et mettre en œuvre la rentrée des étudiants,
Sélections : Parcoursup et FPC
Organisation administrative et logistique des sélections d’entrée à l’institut de formation en soins infirmiers,
Transmissions et coordination avec l’équipe pédagogique (en particulier avec la secrétaire en responsabilité des étudiants entrants).
Le diplôme d’Etat
Participation à la gestion des dossiers scolaires des étudiants avec le coordonnateur pédagogique,
Suivi des cohortes et enquêtes d’employabilités.
Le suivi des études (en collaboration avec les secrétaires pédagogiques)
Gestion et suivi global des mouvements des étudiants (intégrations, arrêts d’études, mutation ),
Réalisation et transmission des statistiques sur l’institut, des recueils de statistiques nationales, des enquêtes de satisfaction, coordination des informations recueillies par les autres secrétaires.
Participation à la gestion de la CAC : organisation du jury de l’accueil à la rédaction du CR final, préparation du jury en collaboration avec le coordonnateur pédagogique.

Gestion des instances:
Secrétaire de séance de l’ICOGI et des 3 sections (SCTPSIE, SCTSD, SVE): gère les convocations des membres, la préparation et l’envoi des dossiers scolaires étudiant pour chacune des instances, les comptes rendus et le suivi des actions (décisions des instances ).

Autres activités attachées à la direction:
Programmation des rendez-vous du Directeur,
oRéalisation des documents de synthèse et d’analyse dactylographiques (courrier, rapports, tableaux, états comptables, statistiques ), en assure la saisie et l’archivage informatique,
Rédaction de courriers de Direction,
Participe au recueil de données pour la rédaction, la mise en forme et les éditions du dossier d’agrément de l’institut, des cahiers des charges ou des appels d’offre sur l’IFSI,
Participe au recueil de données pour la rédaction, la mise en forme et le suivi du rapport d’activité de l’Institut, en incluant le volet financier.
Participe au secrétariat dans le cadre de la mission GCS du directeur
Participe à la gestion du projet « Cordées de la réussite »
Organisation des séminaires pédagogiques de rentrée et de fin d’année.

Communication:
Participation aux réunions de coordination pédagogiques et administratives de l’IFSI,
Elaboration et déploiement de toutes les actions de communication autour de la formation initiale et de la formation continue.

Relation avec les instituts ou écoles de formation de l’IRF:
Représentation des structures de formation lors de réunions ou manifestations comme par exemple la « Journée portes Ouvertes » ou les forums métiers,
Relations avec les prestataires externes.
0.2 ETP du temps est consacré à la gestion administrative CFARM en collaboration avec la secrétaire référente de cette activité.
Niveau de compétence et capacités requises

Qualifications et expériences requises:
Titre professionnel relatif au secrétariat,
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Windows, Internet),
Expérience du secrétariat de direction souhaité

Capacités requises:
Savoir s’exprimer aisément avec les interlocuteurs et répondre aux demandes,
Polyvalence et complémentarité,
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Windows)
Savoir rédiger et mettre en forme de manière autonome un document (courrier, rapport ),
Capacités d’organisation, d’adaptation aux contraintes, être capable de gérer son temps et d’anticiper ses actions,
Esprit d’initiative et de travail en équipe,
Discrétion, autonomie,
Aptitude à travailler en étroite collaboration avec le Directeur et les formateurs,
Savoir classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
Capacités d’