Assistant-e de Direction

VILLEJUIF, ville en pleine expansion de plus de 56 000 habitants, profite d’une position stratégique unique grâce à de nombreuses infrastructures la reliant à Paris (ligne 7 du métro, bientôt lignes 14 et 15). Dotée d’équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), elle offre également à ses habitants un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts. Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Administrative et Financière, en tant **qu’assistant-e de direction**, vous apportez une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation de la Direction et de suivi des projets comptables. Vous participez à l’élaboration de procédures métier, en assurant une veille réglementaire régulière.

En tant **qu’assistant.e de direction**, vous **réaliserez le suivi des projets et activités de la direction**. Pour réaliser cette mission, **vous rédigerez tous types de courrier administratifs**, vous **optimiserez et mettrez à jour les procédures internes**. Vous serez également chargée de **préparer les réunions, vous rédigerez les comptes rendus** et procès-verbaux de réunion, vous **renseignerez et mettrez à jour régulièrement les outils et tableaux de suivi des activités de la direction** (ex : garanties, régies, indices de révisions de prix, fiches de révision des indicateurs d’activité, marchés en cours d’exécution, etc.). Vous **renseignerez et alimenterez régulièrement le tableau de suivi** de l’activité de la Direction.

Au niveau suivi des ressources humaines et du S.I de la direction, vous serez **chargé du suivi des congés et absences**, vous gérerez **l’accueil des nouveaux recrutés** (clés, droits d’accès, matériels, bureau, etc.) ainsi que **la gestion des droits d’accès à Civil Finances**.

De plus, vous interviendrez sur l’organisation de la vie professionnelle de la Direction en assurant **l’accueil téléphonique et l’orientation des personnes**, en optimisant l’organisation logistique des réunions et des missions de la Direction (réservation de lieu, convocation, invitation et préparation des dossiers). Vous **organiserez les déplacements de la Direction** (ex : réservation de moyens de locomotion) et assurerez la conception et mise à jour de l’annuaire de la Direction.

Enfin, vous participerez à la **gestion des fournitures de bureau de la direction, au suivi des commissions et instances délibératives** de la commune en lien avec les activités de la direction.

Idéalement, vous possédez un diplôme de niveau **BAC à BAC+2 dans le domaine du secrétariat ou l’assistanat de direction** ou vous êtes agent **titulaire du grade de rédacteur.**

Vous avez un esprit de synthèse, l’esprit d’équipe, de rigueur et d’organisation dans l’élaboration de votre activité professionnelle.

En tant **qu’assistant-e de direction**, vous êtes à l’aise dans l’utilisation d’outils et logiciels métier. Vous avez à cœur à vous investir dans une collectivité locale.

Vous maîtrisez l’utilisation et l’élaboration de tableaux de bord et d’outils de planifications et suivi, ainsi que les outils bureautiques (pack office, Excel, Word, Outlook).

Vous savez identifier les informations communicables à autrui et transmettre et expliciter les instructions.

**Statut**

**Cadre d’emploi **:Rédacteur

**Grades **:Rédacteur, Rédacteur Principal de 2ème classe, Rédacteur Principal 1ère classe

**Position dans l’organigramme**

**Direction Générale déléguée**

**Direction** : administrative et financière

**Service**: gestion budgétaire et financière

**Avantages (*sous conditions)**
- Régime indemnitaire
- Prime annuelle de 1600 €
- Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
- Adhésion au C.N.A.S*
- Forfait mobilités durables*
- Sport pour les agents*

**Temps de travail**

Temps complet

**Rythme de travail au choix entre**:
37h30 (25 CA et 15 RTT) 38h00 (25 CA et 18 RTT) 38h30 (25 CA et 20 RTT)

**Partenaire en interne**

Échanges fréquents : Services de la Direction et autres directions opérationnelles et supports

Échanges occasionnels : Direction Générale

**Partenaire en externe**

Prestataires externes

Trésor public

Usagers

Qui sommes nous ?

Villejuif, ville en pleine expansion de plus de 56 000 habitants, profite d’une position stratégique unique grâce à de nombreuses infrastructures la reliant à Paris (ligne 7 du métro, bientôt lignes 14 et 15). Dotée d’équipements scientifiques et médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), elle offre également à ses habitants un cadre de vie agréable, avec de nombreux espaces verts et équipements culturels.