Chargé-e de Gestion Administrative Des Formations

**AIDES, créée en 1984 et reconnue d’utilité publique, est la plus importante association de lutte contre le VIH/sida et les hépatites virales en France.**

Forte de quelques mille volontaires et cinq cents salariés-es, implantée en France métropolitaine et dans les DROM-COM, l’association mène des actions de sensibilisation, de prévention, de soutien et d’accompagnement envers ses populations clés.

AIDES a également une forte activité de plaidoyer et de mobilisation qui vise à faire évoluer les lois et règlementations en matière d’accès aux soins et d’égalité des droits des populations touchées ou vulnérables au VIH et aux hépatites virales.

AIDES a construit des savoirs et des savoirs faire comme facilitateur de la mobilisation et de la participation des groupes les plus exposés à la construction d’action de promotion de leur santé.

Le département RH est composé de 16 personnes réparties en 4 entités (Gestion des Ressources Humaines, Développement des compétences et parcours professionnels, service juridique, Développement RH).

Rattaché-e à la responsable développement des compétences et Parcours Professionnels de la DRH, le-la Chargé-e de gestion administrative des formations participe au processus de recueil et de mise en oeuvre du plan de développement des compétences de l’association.

**Missions**
- **Elaborer le recueil des besoins de formations en lien avec les orientations de formation**
- Développer l’outil de recueil des besoins de formation en lien avec la DDQ
- Assurer le suivi du recueil auprès des salariés-es et responsables
- Retraiter et consolider l’outil d’arbitrage à destination des responsables et directeurs-rices
- Construire les éléments d’analyse pour les instances représentatives du personnel
- Elaborer les réponses individuelles faites aux salariés-es
- **Suivre le Plan de Développement des Compétences (PDC)**
- Assurer le suivi administratif des inscriptions aux formations collectives en lien avec les organismes de formation
- Proposer un accompagnement administratif aux salariés-es en amont et pendant leurs formations individuelles
- Optimiser le taux de remplissage des formations collectives
- Garantir la logistique des formations collectives organisées au siège
- En amont de la formation (animation des temps d’acculturation des formateurs-rices externes, commande des repas )
- Pendant la formation (accueil, évaluation à chaud en fin de formation)
- Soutenir les responsables dans l’organisation de formations en région/service.
- **Tenir le suivi budgétaire du PDC**
- Vérifier la conformité des devis et des factures
- Faire le suivi des dépenses de formation en lien avec le service comptabilité
- Construire les dossiers de remboursement OPCO et alimenter l’outil de suivi interne : demandes de prise en charge, remboursements pour les formations collectives et individuelles.
- Optimiser le budget de formation auprès de l’OPCO : ventilation FMB & CIFA
- **Participer à l’élaboration des données d’activité**
- Consolider les données d’activités régionales avec les responsables de région
- Procéder aux extractions et consolider et mettre en forme les données nécessaires à l’analyse de l’activité
- **Suivi administratif**
- Assurer le suivi des dossiers d’alternance et Projets de Transition Professionnelle sur toute la durée des contrats
- **Promouvoir les dispositifs de formation auprès des salariés-es**
- Adapter ou construire les outils de communication sur les dispositifs en fonction de leur évolution
- Proposer et animer des temps collectifs auprès équipes du réseau /des services
- Répondre et orienter individuellement les salariés-es vers les dispositifs de formation en fonction de leurs besoins

**Profil et Expérience**
- Idéalement une expérience au sein d’un service de formation, d’un organisme de formation ou d’un OPCO
- Connaissance des dispositifs de formation mobilisables par les salariés-es
- Une proximité aux valeurs et combats de notre association est indispensable

**Compétences et savoir-faire**
- Très bonne maitrise du Pack Office (Excel, Word, Powerpoint) et aisance dans l’usage de logiciels
- Très grande rigueur
- Sens de l’organisation, méthode
- Bonnes capacités d’expression orale et écrite
- Capacité à s’adapter à différents-es interlocteurs-rices
- Conduite d’entretien individuel
- Discrétion et confidentialité
- Goût prononcé pour le travail en équipe et pour les interactions fréquentes

**Conditions**
- Date de démarrage : 15 novembre 2024
- Type de contrat : contrat à durée indéterminée, statut cadre, catégorie 3
- Rémunération : selon la grille de l’accord d’entreprise de AIDES
- Lieu de travail : au siège de l’association à Pantin (93)
- Modalités de télétravail selon l’accord en vigueur, 2 jours maximum/semaine
- Temps de travail : 35h/semaine, 25 jours de congés payés