Assistant de Direction

**L’École polytechnique**, **surnommée l’X**, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une **école militaire** placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de **l’Institut Polytechnique de Paris** aux côtés de **quatre Grandes Écoles** : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

**Largement internationalisée** (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe **recherche, enseignement et innovation** au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

Avec ses **23 laboratoires**, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le **CNRS**, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

**Description du poste**:
Au sein du Secrétariat général,

La Direction des achats (DA) est chargée de mettre en œuvre la politique d’achat pour l'ensemble des services de l’École. Son rôle principal consiste à garantir le bon déroulement, la légalité et l'efficacité des processus d'achat à l’École polytechnique.

La Direction des Affaires Financières (DAF) a pour mission de gérer les activités budgétaires et financières en étroite collaboration avec la Direction comptable. Parmi ses responsabilités, la DAF assure la préparation et l'exécution du budget de l'École. Le pôle de contrôle de gestion dédié lui permet de réaliser différentes analyses financières. Les déplacements professionnels du personnel de l'École sont également gérés par la DAF.

Au sein de la Direction des Achats et de la Direction des Affaires Financières, votre rôle sera de **fournir un soutien administratif à l'ensemble des membres des deux Directions**. (avec une affectation partagée de 50 % entre ces deux Directions)

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes:
**Activités aux profits des deux entités**:
Secrétariat administratif:

- Assurer l’accueil téléphonique, physique ainsi que l’accueil des nouveaux arrivants ;
- Assurer la gestion des relations extérieures pour les directeurs ;
- Rédiger et mettre à jour divers documents administratifs et informatifs (organigrammes, etc.) ;
- Mettre en forme et préparer des documents de présentations pour les comités et autres instances (Amphis Gestionnaires, Comités achats, Comités finances...) ;
- Organiser les réunions importantes et complexes et veiller aux aspects logistiques (Comité finances, Comité financier, séminaires des gestionnaires et séminaires de direction au niveau École) ;
- Organiser les réunions régulières de la direction ;
- Gérer l’envoi et la réception du courrier interne et externe de l’École ;
- Mettre à jour les modèles de documents du service sur le site Intranet de l’École et contribuer à l'alimentation et à la mise à jour de la page DA et DAF ;
- Assurer la collecte des données pour les tableaux de bord du SG ;
- Assurer le soutien logistique des deux directions (photocopieurs, organisation des webinaires ) ;
- Créer et diffuser les flash actus auprès des services de l’École.

**Missions spécifiques au sein des achats**:

- Apporter un soutien aux acheteurs du service et les assister à la gestion opérationnelle des dossiers ;
- Procéder en lien avec les acheteurs au téléchargement des offres sur la Plate-forme des achats de l’État (PLACE) ;
- Rédiger les courriers de notification et les lettres de rejet des offres ;
- Gérer l’archivage des pièces administratives des marchés publics.

Dans le cadre de vos missions pour l’École polytechnique, vous pourrez être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Ce poste est à pourvoir à **Palaiseau**(Essonne) par **voie de détachement** (catégorie B) ou par voie **contractuelle**.

**Nous sommes faits pour vous car**:
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une **diversité de métiers** et des **perspectives de carrières**. Vous rejoindrez ainsi **un écosystème d’innovation unique**.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans **l’ADN de l’École** et de ses **racines humanistes**:se mettre au service de l’intérêt général**par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une **démarche de développement durable et de responsabilité sociétale**. La défense de **l’égalité des chances, la promotion de la diversité** sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

**Vous bénéficierez des avantages suivants**:

- 25 jours de congés + **18 RTT**:

- ** Télétravail**en fonction du poste
- Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de **75%**:

- Des **services** (restaurant d’entre