Office Manager

**Office Manager chez Witekio, une vraie aventure **

**Witekio est expert du logiciel embarqué / IoT**, avec une **approche système globale**, intégrant différentes couches logicielles, du hardware jusqu’au cloud. Nous sommes persuadés qu’un code optimisé associé à une architecture efficace est la colonne vertébrale de tout système embarqué ou connecté.

**Contexte**

Nous recherchons un **Office Manager **motivé et enthousiaste.

Basée à Lyon, vous serez en support des bureaux de Lyon, Paris et Allemagne pour l'office management et les missions d'administration des ventes. 1 à 2 courts déplacements maximum par mois à prévoir sur le site parisien, et 1 à 2 voyages courts en Allemagne par an. Vous serez rattaché(e) à l’équipe administrative composée d’une directrice basée à Lyon mais aussi de 4 office managers répartis en France et à l’international qui gèrent tous les sujets administratifs des 5 sites du groupe.

Votre manager sera la Directrice Administrative, Aurore, et vous travaillerez également en lien étroit avec les directeurs des sites de Lyon et Paris, Anthony & Aurélien, les équipes techniques (ingénieurs et chefs de projets) mais aussi avec les équipes finance et RH.

**Missions**

Les fonctions support ont un rôle primordial, nous cherchons donc des personnes organisées, ayant le sens du service, et optimistes en toutes circonstances

**Gestion et administration du bureau parisien**:

- Gestion de l’accueil physique et téléphonique de nos visiteurs et clients
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Assurer la gestion générale du bureau parisien, et notamment être le point de liaison entre l’entreprise, les équipes, la direction et les contacts externes : syndic, prestataires etc.
- Coordonner et superviser l’entretien des locaux, réparations, interventions diverses, ainsi que la gestion du stock et commande de fournitures
- Organiser et coordonner des activités et événements internes : team buildings, afterwork, réunions mensuelles etc.

De manière générale, vous serez le point contact local des équipes avec l’objectif de maintenir une expérience collaborateur efficace, productive et une culture positive.

**Administration des ventes**:

- Créer et mettre à jour les dossiers et les données des clients
- Créer et mettre à jour des projets et des contrats
- Contrôler les commandes d’achats des clients en fonction des devis émis par l’entreprise
- Emettre des factures et des avoirs en fonction de l’activité d’ingénierie et selon les instructions du manager de site, et les transmettre aux clients
- Enregistrer et suivre tous les documents clients
- Gérer l’administration de sous-traitance (création, achats, factures, entrées de contrôle)
- Documenter et mettre à jour les processus administratifs dans notre wiki interne
- Passer les différentes commandes d'achat de matériel et voyages pour le site de Paris et support du site du Lyon

**Administration des RH**:

- Administrer notre outil (Fitnet) : prises de congés, validation des notes de frais, contrôle des feuilles de temps, gestions des entrées / sorties etc.
- Coordonner les demandes de déplacements : réservations et suivis avec les équipes
- Gérer les entrées comptables clients et fournisseurs dans notre outil
- Suivre et envoyer des relances clients
- Envoyer les extractions de notre outil et tous les documents nécessaires au service finance
- S’assurer que tous les documents (dépenses/ reçus/factures d’achat) soient enregistrés et envoyés à la comptabilité
- Participer au rapprochement bancaire et comptable

**En tant que futur(e) Witekian,**
- Etes débrouillard(e) et dynamique, vous savez gérer vos tâches en toute autonomie
- Etes orienté(e) solution et faites preuve de bon sens
- Etes organisé(e) et pouvez gérer plusieurs tâches en parallèle
- Etes à l’aise pour interagir avec des équipes transverses et avez un bon relationnel
- Avez une première expérience réussie en office management / administration des ventes
- Avez un bon niveau d’anglais
- Niveau intermédiaire d’allemand

**Vous allez vous épanouir chez Witekio si**
- Votre pause-café est un prétexte pour demander aux équipes sur quels projets elles travaillent
- Vous aimez travailler dans un environnement innovant, centré sur l’amélioration continue, auprès de vrai(e)s passionné(e)s
- Curieux(se) de nature, vous vous intéressez aux projets réalisés, et n’hésitez pas à vous renseigner pour comprendre leur jargon technique (dans les grandes lignes)

**The Witekian Touch**
- La variété des projets, clients et industries
- L’occasion de travailler dans un environnement international avec une équipe répartie sur 4 pays (France, Allemagne, UK et US) et des opportunités de mobilité inter-site
- 3 Witekian days per year pour apprendre et développer des compétences (techniques ou non)
- Une communication corporate régulière