Sales Assistant(E)

**Notre Business Division Commercial recherche une/un**

**Sales Assistant(e) (F/M)**

Localisation : Rueil-Malmaison

**Présentation d'Axens**:
Le groupe Axens propose une gamme complète de solutions pour la conversion du pétrole et de la biomasse en carburants plus propres, la production et la purification des principaux intermédiaires pétrochimiques, le recyclage chimique des plastiques, les options de traitement et de conversion du gaz naturel, le traitement de l’eau et le captage du carbone. L’offre comprend des technologies, des équipements, des fours, des unités modulaires, des catalyseurs, des adsorbants et des services connexes. Axens est idéalement positionné pour couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur, des études de faisabilité au démarrage et au suivi des unités tout au long de leur cycle de vie. Cette position unique garantit un niveau de performance optimal et une empreinte environnementale réduite.

L’offre internationale d’Axens repose sur des ressources humaines hautement qualifiées, des moyens de production modernes et un réseau mondial étendu pour les services industriels, de soutien technique et commerciaux.

Axens combine la convivialité d’une entreprise à taille humaine et le rayonnement d’une multinationale dont les clients se répartissent dans plus de 85 pays.

Axens est une société du groupe IFPEN.

**Missions**:
***Au sein de la Business Division Commercial, le rôle de l’assistant(e) commerciale est d’assurer les tâches administratives liées à l’activité des départements Gas technologies et Equipements / Modules, Sales Operations et Global Commercial Excellence.

Vos missions seront les suivantes:

- Assurer l’assistance du personnel des départements Gas technologies et Equipements / Modules, Sales Operations et Global Commercial Excellence:

- Demande d’ouverture de compte, accès réseau auprès de l’IT, HQ Etc pour les nouveaux arrivants
- Saisie, collecte et diffusion de différents courriers et documents internes,
- Aide à l’organisation des déplacements effectués pour le compte des équipes (voyage, hébergement, demande de visa, etc.),
- Approvisionnement en fournitures de bureau.
- Assistanat des activités des trois départements:

- Création et suivi des commandes (prestataires extérieurs, achats de matériel, fournitures, etc.),
- Saisie, mise en forme, reprographie, légalisation et envoi par DHL des documents tels que la remise documentaire, les dossiers de facturation, les Vendor Data Books, etc.,
- Contribution à l’organisation des évènements internes et accueil clients (séminaires, réservations de salle de réunion, hôtel, taxis, cartes de transports, organisation de sorties, écoute des besoins des clients, lettres d’invitation, etc.)

Plus spécifiquement,
- Pour le département Gas Technologies & Equipment/ Modules:

- Prendre en charge les dossiers de préqualification sur appels d’offres
- Aider à la compilation des dossiers d’appel d’offres avec les Sales Managers
- Intervenir ponctuellement en support aux commandes nécessitant une saisie SAP (Saisie DA, commandes et réception) pour les participations aux séminaires locaux, abonnements..
- Pour le département Sales Operations:
Gestion administrative
- Prendre en charge les préqualifications sur appels d’offres pour les produits
- Constituer les VDB (vendor data books Produits )
- Collecte des TDS (Technical data sheet) et SDS (Safety data sheet) dans le cadre des appels d’offres (ITB)
- Remise documentaire : centraliser et gérer les demandes de légalisation, préparation et gestion du dossier à légaliser jusqu’à son envoi au client
- Dossier de facturation : préparation et envoi DHL

Saisie SAP:

- Saisie et suivi des commandes de prestation et validation de facturation (séminaires, actes notariés, portails clients etc )
- Demande de création et de modification des comptes clients SAP
- Global Commercial Excellence:

- Intervenir en support aux commandes nécessitant une saisie SAP:

- Saisie DA, commandes et réception
- En coordination avec les service achats et comptabilité, assister le responsable du département Customer Marketing dans le suivi du budget du MKT Opérationnel et la Communication Externe sur le SAP Tracking
- Préparer le matériel et assurer son acheminement (aller et retour) sur les lieux aux conférences et séminaires

**Connaissances et niveau requis**:
***Diplôme type BTS ou Licence (Bac+2/+3) en assistant commercial ou équivalent, avec une expérience significative en tant qu’assistante au sein d’une direction commerciale.

Maitrise des outils de bureautique courants (Word, Excel, Powerpoint, internet, messagerie outlook), portails clients et d’un ERP (idéalement SAP)

Bon niveau écrit et oral d’anglais pour pouvoir dialoguer avec les collaborateurs étrangers et/ou clients et/ou fournisseurs.

**Compétences Associées**:

- Sens de l’organisation et rigueur
- Dispon