Assistant administratif

FICHE DE POSTE –
Assistant administratif Pôle CFA

Pôle Qualité & Pédagogie / Pôle CFA

Positionnement dans l'organisation

Sous la direction d'une co-responsabilité au sein Pôle CFA, l'assistant administratif prendra part aux diverses missions entourant la gestion administrative des différents CFA* du groupe.

Il intégrera une équipe de 9 personnes.

• Intitulé du poste : Assistant administratif
• Lieu de travail : AD Education – 30 rue Cambronne 75015 Paris
• Type de contrat : CDD de 6 mois
• Temps de travail : Temps plein
• Rémunération : euros brut annuel
• Date de prise de poste : Dès que possible
• Rattachement hiérarchique : Responsables Pôle CFA

Missions principales

L'assistant administratif assure la gestion administrative du Centre de Formation d'Apprentis (CFA). Il veille au bon déroulement des processus de contractualisation des apprentis, des entreprises partenaires et des organismes financeurs tels que les OPCO et assure l'accompagnement auprès des diffèrents partenaires.

1.
Gestion administrative des contrats d'apprentissage

• Assurer la réception, l'analyse et le traitement des dossiers via le système d'information, incluant la vérification de la conformité des Cerfa et des conventions de formation selon la réglementation en vigueur.
• Gérer l'enregistrement, la mise à jour et le suivi des contrats dans l'outil interne dédié.
• Assurer un accompagnement régulier des entreprises, des alternants et des services internes pour garantir la complétude et la conformité des dossiers administratifs.
• Collecter les accords de prise en charge émis par les OPCO ainsi que les bons de commande nécessaires au déclenchement de la facturation.
• Réaliser un suivi rigoureux des déclarations de contrats sur les différentes plateformes OPCO.
• Piloter les mises en conformité administratives en lien étroit avec les entreprises partenaires.

2.
Gestion de la facturation
:

·      Créer et suivre les financements OPCO.

·      Créer et facturer le reste à charge pour l'entreprise ainsi que la participation financière obligatoire.

·      Gérer les avoirs et traiter les réclamations liées à la facturation.

·      Prendre en charge le traitement administratif des ruptures de contrat sur notre outils interne.

3.
Reporting et suivi administratif
:

·      Mettre à jour des tableaux de bord de suivi des facturations.

4.  Compétences requises

Connaissances (Savoirs) :

·      Une connaissance du secteur de la formation professionnelle et/ou de l'alternance constitue un véritable atout.

·      Maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel et Word.

·      Connaissance du logiciel de gestion Yparéo appréciée.

Compétences techniques (Savoir-faire) :

·      Maîtrise du suivi et de la gestion des relances.

·      Capacité à gérer efficacement plusieurs dossiers en parallèle, dans le respect des délais.

·      Aisance dans la communication avec les entreprises partenaires, le cas échéant.

Qualités personnelles (Savoir-être) :

·      Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité.

·      Bon relationnel et sens de la communication, notamment en lien avec les partenaires.

·      Esprit d'équipe tout en faisant preuve d'autonomie dans la gestion des missions.

·      Résistance au stress et aptitude à hiérarchiser les priorités en période de forte activité.

Profil recherché

• Formation
  : Bac +2 minimum de type gestion ou administration apprécié, mais les candidatures avec un niveau Bac et une expérience significative dans des fonctions similaires seront également étudiées.
• Expérience
  : Une première expérience au sein d'un service administratif serait appréciée, de préférence dans le secteur de la formation ou de l'apprentissage ou au sein d'un OPCO.
• Bonnes connaissances des outils et de l'environnement concernant l'apprentissage.
• Maîtrise des politiques relatives au financement de la formation professionnelle.
• Sens de la pédagogie et aisance relationnelle ;
• Capacité à gérer différents dossiers en simultané & polyvalence ;
• Rigueur & méthode ;
• Proactivité & facilité de reporting ;
• Maîtrise du pack Office et outils digitaux.

LinkedIn :

·      Alexandra HOLDER