Assistant.e de gestion administrative

il y a 2 semaines

Nantes, Pays de la Loire, France Nantes Université Temps plein


Vos missions en quelques mots

MISSIONS

Le pôle Plannings Temps, au sein du service Espaces Temps, est chargé :

- De gérer les tuteurs tutrices depuis leur recrutement jusqu'à leurs plannings de permanences (accueil et NoctamBU)

- De gérer les plannings de permanences d'accueil pour tous les sites ainsi que les règles de fonctionnement

- De participer à l'élaboration des règles relatives à la gestion du temps de travail des agents

- De gérer les calendriers des BU et leurs horaires



- De garantir l'équité d'accès aux services et la qualité de l'accueil dans toutes les BU

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Sous la responsabilité de la responsable de pôle, le/la secrétaire de site est en charge :

Missions administratives

- Coordination des plannings de service public et avis sur les congés.

- Recrutement, suivi administratif et gestion des tuteurs/tutrices.

- Contribution aux calendriers et horaires des BU du site.

- Participation aux formations à l'accueil et au suivi RH de proximité.

- Suivi des commandes (fournitures, matériel, mobilier) en lien avec le pôle Aménagements/Logistique.

- Participation au fonctionnement de la BU : réunions, groupes de travail, projets.

Missions d'accueil et de service public

- Accueillir, informer et orienter le public sur place et en ligne.

- Gérer les prêts, retours, inscriptions, réservations et aide à l'utilisation des équipements.

- Assurer une assistance technique de premier niveau.

- Contribuer à la sécurité : surveillance, signalement des incidents, contrôle des déclenchements antivols.

- Participer aux actions de médiation : visites, JPO, animations.

- Effectuer des permanences régulières représentant environ

CONSULTEZ L'INTEGRALITE DE LA FICHE DE POSTE:



Profil recherché

Versant : Fonction publique d'État

Type de recrutement : Catégorie C contractuel·le, CDD 70% jusqu' au article L du CGFP)

Rémunération base temps plein : selon la charte de gestion des contractuels de Nantes Université pour les non-titulaires, et suivant niveau d'expérience du candidat. Comprise : € nets/ mensuels € bruts) [0 à 1 an expérience] et € nets/ mensuels € bruts) [+ 15 ans expérience]



Profil recherché: 


•  Formation et/ou qualification : DUT métiers du livre ou techniques administratives


•  Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans



Niveau d'études minimum requis
  • Niveau
    Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Compétences attendues

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Connaître le fonctionnement d'une université
- Connaître le fonctionnement d'une Bibliothèque Universitaire
- Connaître les enjeux de l'accueil et de la médiation des publics
- Connaître la méthodologie de gestion de projets et d'itération
Savoir-faire opérationnels :
- Animer des réunions
- Maîtriser Gesco, Planno, logiciel de gestion des plannings de permanence, U-temps (à terme)
- Maîtriser Monituteur
- Maîtriser les outils de travail collaboratifs (Zimbra, Cloud, Rainbow, etc.)
- Maîtriser les principaux outils bureautiques et le socle commun de compétences en service public
- Analyser, synthétiser et établir des comptes rendus
- Faire preuve de créativité et être force de proposition



Localisation

Localisation : NANTES
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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

leonard.-

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  • Assistant.e de Projets F/H/X

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