Program Manager

Aperçu du poste

Travaillant quotidiennement avec le partenaire de prestation, le gestionnaire de programme (GP) a une double responsabilité : mener à bien des programmes axés sur le client et rendre compte des activités de prestation de services. Cette dernière responsabilité englobe la satisfaction des clients, la gouvernance des projets et la comptabilité des projets. Ces responsabilités sont décrites plus en détail ci-dessous.

Responsabilités

Gestion des parties prenantes

• Assurer l'identification des principales parties prenantes en collaboration avec votre responsable
• Maintenir un contact régulier avec chacune des principales parties prenantes identifiées, y compris les sponsors du programme client
• Atteindre le niveau d'escalade approprié lorsque les conditions préalables à une livraison réussie ne sont pas remplies.

Gouvernance du programme

• Veiller à ce que les points de contact clés en matière de gouvernance soient organisés à la bonne fréquence, avec la participation pertinente des principales parties prenantes identifiées.
• Organiser et animer des points de contact opérationnels hebdomadaires avec l'équipe du programme, en identifiant les progrès et les points bloquants.
• Définir les indicateurs clés de performance (KPI) avec le client afin de garantir que les progrès puissent être mesurés et les partager avec le client. Communiquer tous les KPI/indicateurs définis à l'équipe du projet, y compris la manière dont le client mesurera le succès.
• Participer au mécanisme de retour d'information de Zifo afin de recueillir la satisfaction/insatisfaction des clients et partager ces commentaires avec l'équipe Zifo concernée.
• Gérer toute insatisfaction via l'application d'insatisfaction de Zifo, en veillant à ce que le client soit pleinement informé des mesures d'atténuation mises en place. Veiller à ce que les résolutions soient suivies et rendre compte des progrès/de l'adoption de toute résolution.
• Créer un plan de communication clair avec le client, y compris les réunions sur l'état d'avancement et la gouvernance et les processus d'escalade.
• Créer une matrice claire des rôles et responsabilités afin de les définir clairement dans la structure du projet.

Gestion des ressources du projet

• En collaboration avec votre responsable, veillez à ce que les ressources appropriées soient mises en place pour la réalisation du projet. Harmonisez les exigences avec le responsable de l'équipe Solutions. Assurez-vous que les capacités des ressources correspondent à celles proposées au client dans le cahier des charges.
• Veillez à optimiser les prestations de l'équipe à distance. Soyez attentif à la combinaison de ressources locales/à distance, en vous assurant que celle-ci correspond aux besoins stratégiques de Zifo.
• Veillez à ce que l'équipe affectée travaille en équipe et non pas uniquement de manière individuelle.
• Résolvez tout conflit de ressources ou tout problème de performance qui survient au cours du cycle de vie de la mission.
• Veillez à ce que les ressources affectées à une mission soient pleinement utilisées et que leur temps soit facturable au client. En cas d'obstacles au travail, faites-en part à votre responsable.
• Anticipez/prévenez/résolvez les écarts entre les efforts prévus et les efforts réels pour les périodes futures. Discutez avec le chef de projet ou le responsable de la mission des tactiques à mettre en œuvre pour éviter la sous-utilisation.
• Veiller à ce que le système d'affectation du personnel soit entièrement à jour et que les ressources allouées soient définies, y compris pour les projets en cours et en préparation.

Comptabilité de projet

• Surveiller et mettre à jour les répartitions entre entités juridiques à mesure que l'équipe de projet s'adapte tout au long du cycle de vie du projet.
• Surveiller le budget du projet et en rendre compte au client, surveiller l'état actuel et prévoir les dépenses futures afin d'alerter rapidement le client en cas de dépassement ou de sous-utilisation du budget.
• S'assurer que tout le temps est correctement enregistré dans le système de suivi du temps. Tout temps manquant est rapidement résolu et tout litige concernant le temps facturable/non facturable est atténué.
• S'assurer que tout le temps enregistré sur un projet « Time & Material » est facturé au client.
• Examiner le temps suivi et procéder à une évaluation raisonnable du temps enregistré afin d'arrondir le temps aux règles de facturation convenues, telles que définies dans le cahier des charges, ou à un niveau minimum raisonnable. Évaluer le temps non facturable enregistré sur un projet et le requalifier comme bon vous semble.
• S'assurer que la facturation est effectuée à temps, conformément aux processus financiers internes. Veiller à ce que tout avis de facturation et toute approbation de facturation soient fournis au client ou reçus de celui-ci, en fonction de ses exigences.
• Gérer toute anomalie dans les factures provenant du client ou signalée par l'équipe chargée de la facturation.

Tâches internes

• Contribuer à l'évaluation des performances des employés en communiquant les évaluations de performances aux supérieurs hiérarchiques des consultants
• Amélioration continue des services : identifier et diriger des initiatives visant à améliorer le processus de prestation de Zifo et à renforcer la culture Zifo.

Gestion de la clientèle

• Travailler en collaboration avec le CSM sur un compte client. Apporter votre soutien dans les activités avant-vente en collaboration avec votre responsable.
• La perception du client peut être une collaboration partagée avec le CSM : définir des calendriers pour les retours d'information et les partager, identifier les faiblesses, célébrer les succès et impliquer le client.
• Lorsque de nouvelles opportunités se présentent lors des interactions avec les clients, partagez-les avec votre responsable.

À propos de vous

Expérience

• Vous avez une expérience préalable dans la gestion de projets et de programmes, et dans la mise en œuvre de programmes complexes.
• Vous avez une expérience préalable dans le domaine du conseil et connaissez les attentes en matière de qualité qui y sont associées.
• Vous avez une certaine expérience des entreprises biopharmaceutiques ou biotechnologiques.
• Une expérience de travail avec une équipe à distance est un atout considérable.

Connaissances

• Une connaissance approfondie des spécificités de l'industrie pharmaceutique est indispensable.
• Une connaissance du domaine de la fabrication et de l'approvisionnement pharmaceutiques est un atout.
• Une connaissance de la gestion des instruments de laboratoire est un atout.

Langues

• Anglais – courant
• Français – un atout
• Allemand – un atout

Qu'est-ce que Zifo ?

• Zifo RnD Solutions est une organisation mondiale en pleine croissance, présente aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Allemagne, en France, au Japon, en Chine, à Singapour, en Suisse, en Espagne, en Irlande, au Canada et en Inde. Zifo aide les organisations à élaborer des stratégies, à concevoir, à mettre en œuvre et à prendre en charge leurs systèmes dans les domaines de l'informatique de laboratoire, de la gestion des données scientifiques, de la biométrie clinique, de l'informatique génomique et des solutions de conformité.
• Si vous êtes attiré par l'idée de rejoindre une équipe où les employés sont essentiels à la réussite de l'entreprise, où la confiance, l'autonomie et le développement personnel ne sont pas que des mots... alors Zifo pourrait être l'entreprise qu'il vous faut. Chez Zifo, ces valeurs sont le pilier de notre culture.