Assistant de Direction

Type de contrat : CDD

Niveau de diplôme exigé : Bac ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR/AI)

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Au sein de l'institut, l'agence comptable est en charge de la tenue de la comptabilité de l'établissement, du paiement des dépenses et du recouvrement des créances. L'agence comptable d'Inria est composée de plusieurs services (Synthèse et Comptabilité générale, Paye, Recettes et recouvrement et service facturier et mission audit des contrats et de la comptabilité générale) qui emploient 33 personnes.

Mission confiée

L'assistant(e) de direction appuie l'agence comptable dans la réalisation de ses missions et apporte un soutien administratif à l'agent comptable, aux adjoints et aux agents qui y sont affectés. Il (elle) facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs internes ou externes de l'institut.

Principales activités

• Assister l'agent comptable et/ou les membres de l'agence comptable dans la réalisation de leurs missions en leur apportant un soutien administratif ;
• Gérer les documents de la direction (contacts, listes de diffusion, mails, documentation, notes, courriers) ;
• Tenir et gérer les agendas, prendre les rendez-vous, organiser les déplacements de l'agent comptable, des deux adjoints et de l'ensemble du personnel de l'agence comptable ;
• Organiser les réunions, gérer les appels téléphoniques et l'arrivée du courrier ;
• Participer à l'élaboration du budget de l'agence comptable, procéder à son exécution (saisir les demandes d'approvisionnement, suivre les commandes et constater le service fait) et à son suivi ;
• Gérer le suivi de l'inventaire ;
• Gérer le plan de formation ;
• Gérer et mettre à jour les différents outils de communication sur le site NUMIN et les réseaux collaboratifs de l'agence comptable ;
• Archiver la documentation de l'agence comptable et assurer la conservation des pièces des comptes financiers de l'institut.
• Participer à l'activité du service recettes sur les relances clients

Ces activités sont non exhaustives.

Compétences

• Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils de bureautique (Pack Office) et informatiques (Internet, Intranet, messagerie) ;
• Utiliser les techniques de communication écrite et orale ;
• Savoir travailler en équipe/en réseau ;
• Anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie, appréhender les urgences et dégager les priorités ;
• S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier) ;
• Etre rigoureux dans la réalisation de ses activités ;
• Etre proactif et faire preuve d'initiative ;
• S'adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs ;
• Avoir de bonnes qualités relationnelles ;
• Discrétion et respect de la confidentialité des échanges ;
• Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d'un établissement public.

Avantages

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail (après 3 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle
• Sécurité sociale

Rémunération

Selon profil et expérience : entre 1810€ et 2500€ bruts par mois

Informations générales

• Ville : Le Chesnay
• Centre Inria : Siège
• Date de prise de fonction souhaitée :
• Durée de contrat : 7 mois
• Date limite pour postuler :

Attention: Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site Inria. Le traitement des candidatures adressées par d'autres canaux n'est pas garanti.

Consignes pour postuler

Sécurité défense :

Ce poste est susceptible d'être affecté dans une zone à régime restrictif (ZRR), telle que définie dans le décret n° relatif à la protection du potentiel scientifique et technique de la nation (PPST). L'autorisation d'accès à une zone est délivrée par le chef d'établissement, après avis ministériel favorable, tel que défini dans l'arrêté du 03 juillet 2012, relatif à la PPST. Un avis ministériel défavorable pour un poste affecté dans une ZRR aurait pour conséquence l'annulation du recrutement.

Politique de recrutement :

Dans le cadre de sa politique diversité, tous les postes Inria sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Contacts

• Équipe Inria : AGENCE COMPTABLE (AGENCE COMPTABLE)
• Recruteur :

Lafont Marie /

A propos d'Inria

Inria est l'institut national de recherche dédié aux sciences et technologies du numérique. Il emploie 2600 personnes. Ses 215 équipes-projets agiles, en général communes avec des partenaires académiques, impliquent plus de 3900 scientifiques pour relever les défis du numérique, souvent à l'interface d'autres disciplines. L'institut fait appel à de nombreux talents dans plus d'une quarantaine de métiers différents. 900 personnels d'appui à la recherche et à l'innovation contribuent à faire émerger et grandir des projets scientifiques ou entrepreneuriaux qui impactent le monde. Inria travaille avec de nombreuses entreprises et a accompagné la création de plus de 200 start-up. L'institut s'efforce ainsi de répondre aux enjeux de la transformation numérique de la science, de la société et de l'économie.

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